Pingen mit OneDrive und Office 365 verbinden

Mithilfe der OneDrive / Office 365 Integration lassen sich PDFs direkt aus OneDrive an Pingen übermitteln und per Briefpost versenden. So lassen sich Briefe ebenfalls mit wenigen Klicks direkt aus Office 365 oder Microsoft Word versenden. Wie Sie Integrationen in der Pingen-App verwalten, erfahren Sie im Beitrag «Integrationen in Pingen verwalten»

Warum Pingen mit OneDrive / Office 365 verknüpfen?

Briefversand in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren

Briefe direkt aus den eigenen Arbeitstools zu versenden ist praktisch. Dank der sehr tiefen Verankerung von OneDrive in allen Office-Anwendungen, eignet sich die OneDrive / Office 365 Integration ideal, um Dokumente direkt aus Office 365 per Post zu versenden.

Briefversand automatisieren

Mit der OneDrive / Office 365 Integration können Sie PDFs in OneDrive hochladen, automatisch an Pingen versenden und per Post zustellen lassen. Dank den vollautomatisierten Prozessen von Pingen sparen Sie Zeit und Kosten. Ausserdem versenden Sie Ihre Post klimafreundlich und ressourcenschonend.

Für grosse Versandmengen geeignet

Während sich in der Pingen-App gleichzeitig nur 100 Dokumente hochladen lassen, können über Integrationen beliebig viele Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden. Entsprechend eignet sich die OneDrive / Office 365 Integration ideal, um grosse Versandmengen automatisch durch Pingen versenden zu lassen.

Anleitung: Pingen mit OneDrive / Office 365 verbinden

Integrationen lassen sich in der betreffenden Organisation über den Menüpunkt «Organisation verwalten» «Integrationen» verbinden und verwalten. Per Klick auf den Button «Integration hinzufügen» lässt sich OneDrive / Office 365 auswählen.

1. Versand-Einstellungen festlegen

Nachdem Sie die «OneDrive / Office 365 Integration» ausgewählt haben, legen Sie im nächsten Schritt die Versand-Einstellungen fest.

Adressfenster: Um die Sichtbarkeit der Empfänger-Adresse zu gewährleisten, muss die richtige Seite für das Adressfenster gewählt werden. Geben Sie daher bitte an, ob die Empfänger-Adresse im Dokument auf der linken oder rechten Seite steht.

Automatisch senden: Ist der automatische Versand eingeschaltet, werden die Briefe nach der Übermittlung direkt versendet. Ist diese Funktion ausgeschaltet, werden die Briefe an Pingen übermittelt und können anschliessend manuell über die Pingen-App versendet werden.

Versandart: Über die Versandart lässt sich steuern, ob Briefe möglichst schnell, möglichst preiswertgünstig oder als Massenversand versendet werden sollen. Wählt man die Option «Schnell», wird die schnellstmögliche Versandart für das jeweilige Empfängerland verwendet. Wählt man die Option «Preiswert», werden die Briefe mit der preiswertesten Versandoption versendet.

Bei der Versandoption «Massenversand» werden Briefe zu noch preiswerteren Versandpreisen mit einer längeren Zustelldauer versendet. Falls Sie Massenversand ausgewählt haben und diese Versandart für das Empfängerland nicht verfügbar ist, werden die Briefe automatisch mit der Versandart «Preiswert» versendet.

Druckart: Über die Druckart bestimmen Sie, ob die Briefe einseitig (Simplex) oder beidseitig (Duplex) gedruckt werden sollen.

Farbmodus: Der Farbmodus gibt an, ob die Briefe in Graustufen oder farbig gedruckt werden.

Die Versandeinstellungen lassen sich auch nach Abschluss der Integration von OneDrive / Office 365 bei Bedarf wieder anpassen.

2. Microsoft-Konto auswählen

Über den Button «Mit OneDrive verbinden» wird ein neuer Tab geöffnet, um das Microsoft-Konto auszuwählen.

Wenn Sie nicht mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind, erscheint dieses Fenster.

Bitte melden Sie sich mit ihrem Microsoft-Konto an. Falls Sie bereits angemeldet sind, können Sie direkt mit Schritt 3 fortfahren.

Bitte beachten Sie: Jedes Microsoft-Konto kann nur eine Verbindung mit Pingen haben. Falls dieses Microsoft Konto bereits mit Pingen verbunden ist, versuchen Sie es bitte erneut mit einem anderen Microsoft-Konto.

3. Zugriff auf OneDrive erlauben

Nach der Anmeldung müssen Sie Pingen Zugriff auf Ihr OneDrive gewähren. Pingen benötigt spezifische Berechtigungen, um die Verbindung zu ihrem OneDrive herzustellen und die Briefe in Ihre Organisation in Pingen zu übermitteln. Klicken Sie auf «Ja»

Sie können den Zugriff jederzeit via ihrem Microsoft-Konto oder direkt in Pingen widerrufen.

4. Verbindung wurde erfolgreich hergestellt

Sobald die Verbindung zu OneDrive / Office 365 erfolgreich hergestellt wurde, erhalten Sie die Erfolgsmeldung in Pingen.

Briefe über OneDrive / Office 365 versenden

Sobald Sie den Zugriff bewilligt haben, erstellt Pingen automatisch einen neuen Ordner mit der Bezeichnung «pingen_v2» im gewählten OneDrive.

Wenn Sie PDFs in diesen Ordner speichern, werden die Dokumente automatisch an Pingen übermittelt. Falls Sie die Funktion für den automatischen Versand aktiv haben, werden die Briefe nach der Übermittlung von Pingen direkt gedruckt und per Post versendet.

Briefe direkt aus Microsoft Word versenden

Um Briefe direkt aus Microsoft Word zu versenden, erstellen Sie ihr Dokument wie gewohnt in Word. Klicken Sie im Anschluss auf «Datei», «Speichern unter».

Windows: 

Anschliessend öffnet sich der Explorer, um den Speicherort auszuwählen. Klicken Sie auf «OneDrive» und wählen Sie anschliessend den «pingen_v2»-Ordner als Speicherort aus. Wechseln Sie das Dateiformat von Word-Dokument auf PDF und speichern Sie das Dokument ab.

Mac:

Falls Sie OneDrive noch nicht auf Ihrem Mac eingerichtet haben, empfehlen wir, die OneDrive App zu installieren. Hier finden Sie eine Anleitung zur Einrichtung von OneDrive auf Ihrem Mac. 

Anschliessend öffnet sich der Finder, um den Speicherort auszuwählen. Klicken Sie auf den Button «Onlinespeicherorte» «OneDrive» und wählen Sie den «pingen_v2»-Ordner aus. Wechseln Sie nun das Dateiformat auf PDF und klicken Sie auf «Speichern».

Alle im «pingen_v2»-Ordner gespeicherten PDFs werden innerhalb weniger Minuten automatisch mit Pingen synchronisiert.

Briefe über die Pingen-App verfolgen

Nachdem die PDFs von Pingen verarbeitet wurden, lässt sich der Versand der Briefe unter dem Menüpunkt «Briefe» in der Pingen-App weiter verfolgen.

So bleiben Sie über den Status Ihrer Briefe immer auf dem Laufenden!