Briefe via S3 versenden

Mithilfe der S3 Integration lassen sich PDFs direkt via S3 an Pingen übermitteln und automatisch per Briefpost versenden. Die S3 Integration eignet sich primär für Kunden, welche grosse Versandmengen möglichst automatisiert und sicher versenden möchten. Wie Sie Integrationen in der Pingen-App verwalten, erfahren Sie im Beitrag «Integrationen in Pingen verwalten».

Was ist S3?

S3 (Simple Storage Service) ist eine moderne Art, um online Daten zu übertragen und zu speichern. S3 kann als modernere Version von SFTP mit verbessertem Fehlermanagement und zuverlässiger in der Datenübertragung verstanden werden. Pingen verwendet kein S3 von Amazon, sondern besitzt eine eigene S3 Instanz auf der die Zugänge/Buckets für die Kunden eingerichtet werden. Entsprechend werden beim Einsatz von S3 auch keine Daten von Amazon verarbeitet.

Da die gängigen Programmiersprachen bereits Libraries für S3 bieten, lässt sich die Datenübermittlung ganz einfach in bestehende Softwarelösungen einbauen. Auch unterstützen bereits eine Vielzahl von SFTP Clients wie z.B. CyberDuck den Datentransfer mit S3. Eine gute Übersicht mit Anwendertools für die Datenübermittlung via S3 findet sich hier: https://proprivacy.com/cloud/comparison/amazon-s3-user-interface-tools

Wie funktioniert die S3 Integration?

Bei der S3 Integration wird von Pingen pro Organisation ein Zugang (bzw. ein sogenannter «Bucket») mit individuellen Zugangsdaten auf der S3 Instanz von Pingen bereitgestellt. Auf diesen Bucket lassen sich mit den Zugangsdaten sowie einer S3 Library bzw. einem S3 fähigen SFTP-Client PDFs übermitteln.

Pro Bucket sind ein oder auch mehrere Ordner mit individuellen Versandeinstellungen eingerichtet, über welche die PDFs automatisiert von Pingen verarbeitet werden.

Wenn Dokumente teilweise in Graustufen und andere farbig gedruckt werden sollen, lässt sich dies bei der S3 Integration ganz einfach steuern, indem für den Versand zwei verschiedene Ordner mit den entsprechenden Einstellungen eingerichtet werden. Die jeweiligen Einstellungen lassen sich wie bei den restlichen Integrationen direkt in der Pingen-App unter dem Menüpunkt «Integrationen» verwalten.

Pingen und S3 miteinander verbinden

Integrationen lassen sich in der betreffenden Organisation über den Menüpunkt «Organisation verwalten» «Integrationen» verknüpfen und verwalten. Per Klick auf den Button «Integration hinzufügen» lässt sich S3 auswählen.

1. Anfrage zur S3 Integration senden

Die S3 Integration wird durch Pingen konfiguriert. Bitte senden Sie eine Anfrage und das Pingen Team wird Sie per E-Mail kontaktieren, um die Einrichtung zu koordinieren.

Im S3 Bucket können Sie einen oder mehrere Ordner einrichten lassen. Nach Abschluss der S3 Integration erhalten Sie die Zugangsdaten auf Ihren S3 Bucket.

2. Versand-Einstellungen anpassen

Nachdem die S3 Integration abgeschlossen wurde, werden die jeweiligen S3 Ordner in der Pingen-App unter «Integrationen» gelistet. Über das «Pause» bzw. «Play» Icon lässt sich die Verarbeitung von einem Ordner jeweils pausieren oder wieder aktivieren.

Bei Bedarf können Sie auch die Versand-Einstellungen pro Ordner anpassen, indem Sie auf den «Stift» klicken.

Adressfenster: Um die Sichtbarkeit der Empfänger-Adresse zu gewährleisten, muss die richtige Seite für das Adressfenster gewählt werden. Geben Sie daher bitte an, ob die Empfänger-Adresse im Dokument auf der linken oder rechten Seite steht.

Automatisch senden: Ist der automatische Versand eingeschaltet, werden die Briefe nach der Übermittlung direkt versendet. Ist diese Funktion ausgeschaltet, werden die Briefe an Pingen übermittelt und können anschliessend manuell über die Pingen-App versendet werden.

Versandart: Über die Versandart lässt sich steuern, ob Briefe möglichst schnell, möglichst preiswert oder als Massenversand versendet werden sollen. Wählt man die Option «Schnell», wird die schnellstmögliche Versandart für das jeweilige Empfängerland verwendet. Wählt man die Option «Preiswert», werden die Briefe mit der preiswertesten Versandoption versendet.

Bei der Versandoption «Massenversand» werden Briefe zu noch preiswerteren Versandpreisen mit einer längeren Zustelldauer versendet. Falls Sie Massenversand ausgewählt haben und diese Versandart für das Empfängerland nicht verfügbar ist, werden die Briefe automatisch mit der Versandart «Preiswert» versendet.

Druckart: Über die Druckart bestimmen Sie, ob die Briefe einseitig (Simplex) oder beidseitig (Duplex) gedruckt werden sollen.

Farbmodus: Der Farbmodus gibt an, ob die Briefe in Graustufen oder farbig gedruckt werden.

Briefe über S3 versenden

Sobald die S3-Integration eingerichtet ist, können Sie Ihre PDFs via S3 an Pingen übermitteln und direkt verarbeiten lassen.

Falls Sie die Funktion für den automatischen Versand in dem entsprechenden S3 Ordner aktiv haben, werden die Briefe nach der Übermittlung von Pingen direkt gedruckt und per Post versendet.

Alle im S3 Ordner gespeicherten PDFs werden innerhalb weniger Minuten automatisch mit Pingen synchronisiert.

Briefe über die Pingen-App verfolgen

Nachdem die PDFs von Pingen verarbeitet wurden, lässt sich die Verarbeitung der Briefe unter dem Menüpunkt «Briefe» in der Pingen-App weiter verfolgen.

So bleiben Sie über den Status Ihrer Briefe immer auf dem Laufenden!