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Pingen mit Dropbox verbinden

Mithilfe der Dropbox Integration lassen sich PDFs direkt aus Dropbox an Pingen übermitteln und automatisch per Briefpost versenden. Wie Sie Integrationen in der Pingen-App verwalten, erfahren Sie im Beitrag «Integrationen in Pingen verwalten».

Warum Pingen mit Dropbox verbinden?

Briefversand in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren

Briefe direkt aus den eigenen Arbeitstools zu versenden ist praktisch. Mithilfe der Dropbox Integration lassen sich Dokumente einfach und unkompliziert mit Dropbox per Post versenden.

Briefversand automatisieren

Mit der Dropbox Integration können Sie PDFs in Dropbox hochladen, automatisch an Pingen versenden und per Post zustellen. Dank den vollautomatisierten Prozessen von Pingen sparen Sie Zeit und Kosten. Ausserdem versenden Sie Ihre Post klimafreundlich und ressourcenschonend.

Für grosse Versandmengen geeignet

Während sich in der Pingen-App gleichzeitig nur 100 Dokumente hochladen lassen, können über Integrationen beliebig viele Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden. Entsprechend eignet sich die Dropbox Integration ideal, um grosse Versandmengen automatisch über Pingen versenden zu lassen.

Anleitung: Pingen und Dropbox miteinander verbinden

Integrationen lassen sich in der betreffenden Organisation über den Menüpunkt «Organisation verwalten» «Integrationen» verbinden und verwalten. Per Klick auf den Button «Integration hinzufügen» lässt sich Dropbox auswählen.

Dropbox Integration hinzufügen
Dropbox Integration hinzufügen

1. Versand-Einstellungen festlegen

Nachdem Sie die «Dropbox Integration» ausgewählt haben, legen Sie im nächsten Schritt die Versand-Einstellungen fest.

Adressfenster: Um die Sichtbarkeit der Empfänger-Adresse zu gewährleisten, muss die richtige Seite für das Adressfenster gewählt werden. Geben Sie daher bitte an, ob die Empfänger-Adresse im Dokument auf der linken oder rechten Seite steht.

Automatisch senden: Ist der automatische Versand eingeschaltet, werden die Briefe nach der Übermittlung direkt versendet. Ist diese Funktion ausgeschaltet, werden die Briefe an Pingen übermittelt und können anschliessend manuell über die Pingen-App versendet werden.

Versandart: Über die Versandart lässt sich steuern, ob Briefe möglichst schnell, möglichst preiswert oder als Massenversand versendet werden sollen. Wählt man die Option «Schnell», wird die schnellstmögliche Versandart für das jeweilige Empfängerland verwendet. Wählt man die Option «Preiswert», werden die Briefe mit der preiswertesten Versandoption versendet. Bei der Versandoption «Massenversand» werden Briefe zu noch preiswerteren Versandpreisen mit einer längeren Zustelldauer versendet. Falls Sie Massenversand ausgewählt haben und diese Versandart für das Empfängerland nicht verfügbar ist, werden die Briefe automatisch mit der Versandart «Preiswert» versendet.

Druckart: Über die Druckart bestimmen Sie, ob die Briefe einseitig (Simplex) oder beidseitig (Duplex) gedruckt werden sollen.

Farbmodus: Der Farbmodus gibt an, ob die Briefe in Graustufen oder farbig gedruckt werden.

Die Versandeinstellungen lassen sich auch nach Abschluss der Integration von Dropbox bei Bedarf wieder anpassen.

Dropbox Versand-Einstellungen

2. Dropbox-Konto auswählen oder neues Konto erstellen und mit Pingen verbinden

Über den Button «Mit Dropbox verbinden» wird ein neuer Tab geöffnet, um das richtige Dropbox-Konto auszuwählen oder ein neues Dropbox-Konto zu erstellen.

Bitte melden Sie sich bei ihrem Dropbox-Konto an. Falls Sie kein Dropbox-Konto haben, erstellen Sie ein Dropbox-Konto und melden sich dann an.

Bitte beachten Sie: Jedes Dropbox-Konto kann nur eine Verbindung mit Pingen haben. Falls dieses Dropbox-Konto bereits mit Pingen verknüpft ist, versuchen Sie es bitte erneut mit einem anderen Dropbox-Konto.
Dropbox-Konto auswählen oder neues Konto erstellen und mit Pingen verbinden

3. Zugriff auf das Dropbox-Konto erlauben

Nach der Anmeldung müssen Sie Pingen Zugriff auf Dropbox gewähren. Pingen benötigt spezifische Berechtigungen, um die Verbindung zu ihrem Dropbox-Konto herzustellen und die Briefe in Ihre Organisation in Pingen zu übermitteln. Klicken Sie auf «Zulassen».

Sie können den Zugriff jederzeit via ihrem Dropbox-Konto oder direkt in Pingen widerrufen.
Zugriff auf das Dropbox-Konto erlauben

4. Verbindung wurde erfolgreich hergestellt

Sobald die Verbindung zu Dropbox erfolgreich hergestellt wurde, erhalten Sie die Erfolgsmeldung in Pingen.

Verbindung wurde erfolgreich verbunden

Briefe über Dropbox versenden

Sobald Sie den Zugriff bewilligt haben, erstellt Pingen automatisch einen neuen Ordner mit der Bezeichnung «pingen_v2» im gewählten Dropbox-Konto.

Dropbox Apps
Pingen Ordner

Wenn Sie PDFs in diesen Ordner speichern, werden die Dokumente automatisch an Pingen übermittelt. Falls Sie die Funktion für den automatischen Versand aktiv haben, werden die Briefe an Pingen übermittelt und direkt gedruckt und per Post versendet.

Alle im «pingen_v2»-Ordner gespeicherten PDFs werden nach wenigen Minuten automatisch mit Pingen synchronisiert.
Dateien über Dropbox an Pingen übermitteln

Briefe über die Pingen-App verfolgen

Nachdem die PDFs von Pingen verarbeitet wurden, lässt sich die Verarbeitung der Briefe unter dem Menüpunkt «Briefe» in der Pingen-App weiter verfolgen.

So bleiben Sie über den Status Ihrer Briefe immer auf dem Laufenden!

Briefe über die Pingen-App verfolgen
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In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Integrationen in Pingen verwalten.
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