Beilagen zu Briefen hinzufügen

In Pingen lassen sich einfach Beilagen zu Briefen hinzufügen. Beim Hinzufügen werden die Seiten der Beilage nach der letzten Seite des Briefes hinzugefügt.

Beilagen lassen sich nur hinzufügen, wenn sich der Brief im Status «Versandbereit» befindet.

Wichtig: Hinzugefügte Beilagen können im Anschluss nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden. Enthält eine Beilage Inhalte in den Sperrbereichen (5mm vom äußeren Rand), werden diese Inhalte automatisch entfernt.

Format- und Größenvorgaben für Beilagen

• Beilagen können nur als PDF-Datei hochladen werden
• Das PDF-Format der Beilage muss A4 sein (210 mm x 297 mm)
• Die Dateigröße der Beilage darf 8 MB nicht überschreiten
• Die maximale Seitenanzahl pro Beilage beträgt 50 Seiten

Eine Beilage zu Briefen hinzufügen

Beilagen lassen sich über verschiedene Wege zu hochgeladenen Briefen in der Pingen-APP hinzufügen. Sie können folgenden Prozess wiederholen, um weitere Anhänge hinzuzufügen:

Beilage über die Versandvorbereitung hinzufügen

In der Versandvorbereitung bietet sich die Möglichkeit, eine Beilage zu allen Briefen in der Versandvorbereitung hinzuzufügen. Sie gelangen in die Versandvorbereitung, indem Sie Dokumente hochladen oder die gewünschten Dokumente in der Briefliste auswählen und auf «Senden» klicken. Über das Beilagen Icon in der unteren Leiste können Sie eine PDF-Datei von ihrem Computer auswählen. Bestätigen Sie das Hochladen im darauffolgenden Modal über den Button «Beilage hinzufügen». Im Anschluss wird die Beilage zu allen Briefen nach der letzten Seite hinzugefügt. Die Beilage kann im Anschluss nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Wichtig: Eine Beilage lässt sich nur in der Versandvorbereitung hinzufügen, wenn sich alle Briefe im Tab «Versandbereit» befinden. Sollten sich Briefe in den Tabs «Aktion erforderlich» oder «Versand nicht möglich» befinden, müssen diese erst korrigiert bzw. aus der Versandvorbereitung entfernt werden.

Beilage über die Briefliste hinzufügen

In der Briefliste bietet sich die Möglichkeit, eine Beilage zu allen ausgewählten Briefen hinzuzufügen. Sie gelangen in die Briefliste, indem Sie auf den Menüpunkt «Briefe» klicken. Wählen Sie hier über die Mehrfachauswahl die Briefe aus, zu denen Sie eine Beilage hinzufügen möchten und klicken Sie im Anschluss auf das Beilagen Icon unterhalb der Briefliste. Wählen Sie das gewünschte PDF auf ihrem Computer aus und bestätigen Sie das Hochladen im darauffolgenden Modal über den Button «Beilage hinzufügen». Im Anschluss wird die Beilage zu allen ausgewählten Briefen nach der letzten Seite hinzugefügt. Die Beilage kann im Anschluss nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Wichtig: Eine Beilage lässt sich nur über die Briefliste hinzufügen, wenn sich alle ausgewählten Briefe im Status «Versandbereit» und nicht in einem Batch befinden. Eine Beilage lässt sich nur für bis zu 100 Briefen gleichzeitig hinzufügen.

Beilage zu einem einzelnen Brief hinzufügen

In der Brief-Ansicht bietet sich die Möglichkeit, eine Beilage für den einzelnen Brief hinzuzufügen. Sie gelangen in die Brief-Ansicht indem Sie in der Briefliste auf den gewünschten Brief klicken. Über das Beilagen Icon in der unteren Bar können Sie ein PDF auf ihrem Computer auswählen. Bestätigen Sie das Hinzufügen im darauffolgenden Modal über den Button «Beilage hinzufügen». Im Anschluss wird die Beilage dem Brief nach der letzten Seite hinzugefügt. Die Beilage kann im Anschluss nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Wichtig: Eine Beilage lässt sich nur über die Brief-Ansicht hinzufügen, wenn sich der Brief im Status «Versandbereit» und nicht in einem Batch befindet.

Beilage zu einem Batch hinzufügen

In der Batch-Übersicht bietet sich die Möglichkeit, eine Beilage zu allen Briefen, die sich im Batch befinden, hinzuzufügen. Sie gelangen in die Batchübersicht, in dem Sie auf den Menüpunkt «Batches» klicken und den gewünschten Batch auswählen. Über das Beilagen Icon in der unteren Bar können Sie ein PDF auf ihrem Computer auswählen. Bestätigen Sie das Hochladen im darauffolgenden Modal über den Button «Beilage hinzufügen». Im Anschluss wird die Beilage zu allen Briefen innerhalb vom Batch nach der letzten Seite hinzugefügt. Die Beilage kann im Anschluss nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Wichtig: Eine Beilage lässt sich nur über die Batch-Übersicht hinzufügen, wenn sich alle Briefe innerhalb vom Batch im Status «Versandbereit» befinden. Sollten sich Briefe in den Kategorien «Aktion erforderlich» oder «Versand nicht möglich» befinden, müssen diese erst korrigiert bzw. aus dem Batch entfernt werden.‍

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Mögliche Probleme beim Hochladen einer Beilage

Beilage enthält zu viele Seiten

Dieses Dokument überschreitet die maximale Seitenanzahl von 50 Seiten. Bitte kürzen Sie das Dokument und laden dieses erneut hoch.

Beilage kann nicht verarbeitet werden

Dieses Dokument kann von Pingen nicht verarbeitet werden. Bitte vergewissern Sie sich, dass die PDF-Datei nicht korrupt oder geschützt ist und versuchen Sie es erneut.

Seiten der Beilage im ungültigen Papierformat

Es können nur Beilagen mit Seiten im Format A4-Hochformat hinzugefügt werden. Ändern Sie das Format auf A4-Hochformat und laden Sie das Dokument erneut hoch.

Beilage überschreitet maximale Dateigröße

Dieses Dokument überschreitet die Maximalgröße von 8 MB. Wenn die Beilage größer als 8 MB ist, muss diese vor dem Hinzufügen komprimiert werden. Hierfür gibt es kostenlose Online-Tools wie beispielsweise smallpdf.

Beilage enthält Formularfelder

Es lassen sich keine Beilagen mit Formularfeldern hinzufügen. Entfernen Sie die Formularfelder aus dem PDF (z.B. via AvePDF) und laden Sie die Beilage erneut hoch.

Beilage enthält Anmerkungen

Beilagen welche mit Anmerkungen (bzw. Annotations) versehen sind, lassen sich aus technischen Gründen nicht hinzufügen. Entfernen Sie die Anmerkungen/Annotations aus dem PDF (z.B. via AvePDF) und laden Sie die Beilage erneut hoch.

Ungültiger PDF Binary Inhalt in der Beilage

Der PDF-Standard schreibt vor, dass der Binary Inhalt von PDFs jeweils mit %PDF-{PDF-Standard-Version} also z.B. %PDF-1.7 beginnen und mit %%EOF enden müssen. Beilagen mit dem Hinweis «Ungültiger PDF Binary Inhalt» besitzen einen Binary Inhalt, der nicht gemäß dem PDF-Standard strukturiert ist.

Mögliche Probleme nach dem Hinzufügen einer Beilage

Sollte ein Papiertyp im Beilagen-PDF erkannt werden, welcher für das angegebene Empfängerland nicht verfügbar ist, ändert sich der Briefstatus nach dem Hinzufügen der Beilage zu «Aktion erforderlich».  So lassen sich Briefe mit falschen Papiertyp in der Pingen-App korrigieren

Sollte der Brief nach dem Hinzufügen der Beilage die maximale Seitenanzahl für das angegebene Empfängerland überschreiten, ändert sich der Briestatus zu «Ungeeignet» und lässt sich nicht mehr über Pingen versenden. Hier erfahren Sie die maximalen Seitenzahlen pro Empfängerland