Batch erstellen – Mit einem bestehendem Serienbrief/Endlos-PDF

Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs lassen sich mit Pingen einfach als Batches versenden. Allgemeine Informationen zu Batches finden Sie hier

Über die Batch-Funktion lassen sich Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs von Pingen automatisch in einzelne Briefe aufteilen. Pingen unterstützt hierbei Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs mit bis zu 10000 Seiten (bzw. 2000 Seiten bei der Verwendung von benutzerdefinierten Trennzeichen) und bietet hierbei folgende Trennoptionen:

• Trennung nach einer bestimmten Anzahl von Seiten
• Trennung nach einer Schweizer QR-Rechnung
• Trennung nach einem benutzerdefinierten Trennzeichen

Serienbrief bzw. Endlos-PDF hochladen

Die Batch-Funktion für einen Serienbrief bzw. Endlos-PDF startet automatisch, sobald ein PDF mit mehr als 20 Seiten per Drag & Drop in die Pingen-App gezogen wird.

Serienbriefe mit weniger als 20 Seiten lassen sich nicht über die Pingen-App in einzelne Briefe aufteilen.

Der Serienbrief bzw. das Endlos-PDF kann einfach via Drag & Drop in das Browserfenster gezogen oder per Klick auf Neuen Versand starten in der linken unteren Ecke ausgewählt werden.

Serienbrief bzw. Endlos-PDF in einzelne Briefe aufteilen

Nach der Übermittlung muss als erstes gewählt werden, ob es sich um ein Endlos-PDF (welches geteilt werden soll) oder um einen einzelnen Brief handelt:

Einzelner Brief (nicht auswählen):

Diese Option eignet sich, um Pingen mitzuteilen, dass es sich beim hochgeladenen Dokument um keinen Serienbrief bzw. Endlos-PDF handelt. Wird die Option «Einzelner Brief» gewählt, werden alle Seiten vom PDF als ein Brief (also zum Versand in selbem Kuvert) behandelt. Das PDF steht anschließend direkt in der Brief-Liste zur Verarbeitung bereit und es wird kein Batch erstellt.

Endlos-PDF:

Um einen Batch zu erstellen und einen Serienbrief bzw. Endlos-PDF zu versenden muss die Option «Endlos-PDF» ausgewählt werden.

Wird die Option «Endlos-PDF» gewählt, stehen folgende Trennoptionen zur Auswahl:

Bestimmte Anzahl von Seiten
‍Mit dieser Option wird die PDF-Datei nach der angegebenen Anzahl von Seiten automatisch geteilt. So lässt sich z.B. ein PDF mit 1000 Seiten automatisch nach je 2 Seiten in 500 Briefe aufteilen.

Schweizer QR-Rechnung
‍Mit dieser Option wird das PDF automatisch nach jeder Seite mit einer Schweizer QR-Rechnung geteilt. So lassen sich z.B. Endlos-PDFs mit Rechnungen automatisch nach jeder QR-Rechnung in einen neuen Brief teilen.

Benutzerdefiniertem Trennzeichen
‍Mit dieser Option wird das PDF automatisch nach einem frei definierbaren Trennzeichen geteilt. Das Trennzeichen kann z.B. ein Zeichen wie $ aber auch eine Zeichenfolge wie *#* oder sogar auch komplette Textpassagen wie Mit freundlichen Grüssen sein. Sobald Pingen das definierte Trennzeichen bzw. die Zeichenfolge oder Textpassage erkennt, wird mit der darauffolgenden Seite automatisch der nächste Brief gestartet.

Batch Details festlegen

Sobald eine Trenn-Option gewählt und auf «Weiter» geklickt wurde, erscheint der Dialog zum Erstellen vom Batch:

Per Klick auf das Symbol lässt sich ein Icon für den Batch wählen. Der Batch Name wird automatisch vom Dateinamen vorausgefüllt und lässt sich bei Bedarf noch anpassen.

Über das Adressfenster wird angegeben, ob sich die Empfängeradresse auf der linken oder rechten Seite der PDFs befindet.

Batch erstellen

Per Klick auf Batch erstellen startet anschließend die Batch-Erstellung: