Inleiding in Batches
Batches zijn ontworpen om verzendingen met meerdere documenten te groeperen. Met de Batch-functie kun je verzendingen van meerdere documenten, evenals mail merge brieven (verzamel-PDF's), gemakkelijk beheren, verzenden en volgen via de Pingen App.
Wat is het doel van een Batch?
Groeperen van meerdere documenten
Er wordt automatisch een Batch aangemaakt zodra er meer dan één document wordt geüpload of verzonden via de WebApp. Het groepeert gerelateerde documenten en maakt ze gemakkelijker te beheren en te volgen via Pingen.
Verzending van mail merge brieven en continue PDF's
Een andere belangrijke functie van de Batch is om mail merge brieven of verzamel-PDF's met maximaal 10.000 pagina's op te splitsen in individuele documenten voor verzending. Gedetailleerde instructies voor het aanmaken van een Batch met een mail merge brief vind je hier.
Verzending van ZIP-bestanden
Bovendien ondersteunt de Batchfunctie ook de automatische verwerking van ZIP-bestanden met een grootte tot 1 GB of een inhoud van tot 10.000 PDF-bestanden. Op deze manier kun je ook grote mailings gemakkelijk verwerken en verzenden via de Pingen App. Gedetailleerde instructies voor het aanmaken van een Batch met een ZIP-bestand vind je hier.
Batches beheren, verzenden en volgen
Na de overdracht worden de individuele documenten opgeslagen in een Batch onder het navigatie-item "Batches". Ondanks de opsplitsing in individuele documenten, kunnen de documenten binnen een Batch als groep worden beheerd, verzonden en gevolgd.
De Batch kan met slechts een paar klikken via de detailweergave worden verzonden. Je ontvangt ook gedetailleerde informatie over de huidige Batch-status, gedetailleerde tracking-informatie en informatieve verzendstatistieken.
Hier is een stap-voor-stap gids over hoe je Batches via Pingen verzendt.
Hoe gedragen individuele documenten zich wanneer ze tot een Batch behoren?
Documenten die tot een Batch behoren, worden als groep behandeld en kunnen daarom niet individueel worden verzonden of geannuleerd.
Documenten verzenden die tot een Batch behoren
Een document dat tot een Batch behoort, kan niet afzonderlijk worden verzonden via het navigatie-item "Brieven". In plaats daarvan heb je de volgende opties om het document te verzenden:
De Batch verzenden
Verzend de gehele Batch. Meer informatie over het verzenden van Batches.
Het document uit de Batch verwijderen
Als alternatief kun je het document uit de Batch verwijderen. Zodra het document niet meer tot een Batch behoort, kan het weer afzonderlijk worden verzonden. Meer informatie over het verwijderen van documenten uit een BatchDocumenten annuleren die tot een Batch behoren
Als een brief is ingediend voor verzending via een Batch, kan deze niet individueel worden geannuleerd. Om de brief te annuleren, moet je de verzending van de gehele Batch annuleren. Hoe de annulering van de Batch werkt en tot wanneer dit mogelijk is, vind je hier.
