Exigences aux documents eBill
Pour que vos factures puissent être envoyées via eBill, elles doivent respecter certaines exigences techniques et de contenu. Cet article présente un aperçu des exigences les plus importantes.
Pour que Pingen puisse générer un eBill à partir de vos factures, une facture QR suisse est requise comme base.
Exigences au PDF
Votre document doit respecter les exigences techniques suivantes :
- Le format PDF doit être au format A4 (210 mm × 297 mm)
- La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB
- Nombre maximal de pages par document : 120 pages
- Aucun mot de passe ni chiffrement
Exigences au contenu
Pour générer un eBill, Pingen nécessite certaines informations obligatoires concernant la facture et le destinataire. Ces informations doivent soit être incluses dans le QR code, soit être présentes directement dans le document :
- Identifiant eBill
Afin d’attribuer correctement la facture, Pingen nécessite soit l’adresse e-mail, soit l’eBillAccountID. Ces informations doivent correspondre à l’entrée correspondante dans votre liste de destinataires eBill. - Numéro de facture
Identification unique de la facture (champ obligatoire dans le système eBill). - Date de facture
Ne doit pas dater de plus de 90 jours et ne doit pas être dans le futur. - Date d’échéance
Ne doit pas se situer dans le passé. - Nom de la société
Le nom de la société doit correspondre au nom configuré dans le compte eBill. - Compte / Payable à
L’IBAN doit correspondre à l’un des IBAN configurés pour eBill. - Référence
La référence sert à attribuer de manière unique le paiement à la facture. - Payable par
Contient l’adresse ou le destinataire de la facture (destinataire eBill). - Montant
Doit être supérieur à 0. Les montants négatifs ne sont pas autorisés. - Devise
CHF et EUR sont pris en charge. La devise doit correspondre à la devise configurée dans le compte eBill pour le compte bancaire concerné.
Comment les données sont transférées vers Pingen ?
Pour qu’une facture puisse être envoyée via eBill, les données mentionnées ci-dessus doivent être présentes dans le document (ou la facture QR) de la manière suivante :
Les informations suivantes doivent être incluses dans le QR code (section paiement) :
- Compte / Payable à
- Référence
- Payable par
- Montant
- Devise
Les informations suivantes peuvent être sélectionnées directement dans le document au sein de Pingen :
- Identifiant eBill
- Numéro de la facture
- Date de la facture
- Date d’échéance de la facture
Si votre logiciel de facturation prend en charge la ligne SWICO ainsi que la procédure alternative eBill pour les factures QR, ces informations peuvent également être intégrées directement dans le QR code et automatiquement extraites par Pingen. En savoir plus concernant la ligne SWICO et la procédure alternative eBill et le système alternatif de eBill
Avec les Presets, vous pouvez définir une seule fois l’emplacement de ces informations dans votre document. Ces paramètres peuvent ensuite être appliqués automatiquement aux factures ayant la même structure. En savoir plus sur les Presets
Corriger les informations manquantes via la WebApp de Pingen
Les informations manquantes peuvent facilement être sélectionnées directement dans le document ou saisies manuellement dans la WebApp de Pingen. En savoir plus sur les options de correction pour les documents eBill
