Comment envoyer une facture via eBill – étape par étape

La WebApp de Pingen a été conçue pour être simple et intuitive. Dans cet article, vous découvrirez étape par étape comment envoyer une facture via eBill.

Télécharger des factures

Pour envoyer des factures via eBill, Pingen nécessite une facture QR suisse au format PDF comme base.

Glissez-déposez simplement les documents PDF souhaités dans le champ eBill de votre navigateur ou cliquez sur la boîte d’envoi située dans le coin inférieur gauche pour sélectionner les documents manuellement. Pour que Pingen puisse traiter les factures, certaines exigences doivent être respectées. Vous trouverez plus d’informations dans l’article consacré aux exigences des documents eBill.

Préparation de l’envoi : statut du document après le téléchargement

Après le téléchargement, Pingen vérifie automatiquement chaque document afin de s’assurer qu’il remplit les exigences nécessaires à l’envoi via eBill. Une fois la vérification terminée, chaque document reçoit l’un des statuts suivants :

• Prêt pour l’envoi
• Action requise
• Invalide

Document individuel

Si vous téléchargez un seul document PDF, l’aperçu du document s’ouvre automatiquement après le téléchargement.

Statut du document : « Prêt pour l’envoi »

Si le document possède le statut « Prêt pour l’envoi », Pingen a pu extraire toutes les informations requises de la facture et générer l’eBill avec succès. La facture peut être envoyée immédiatement.

Statut du document : « Action requise »

Si le document possède le statut « Action requise », il contient des problèmes pouvant être corrigés directement dans la WebApp de Pingen. En savoir plus sur les problèmes possibles et les options de correction

Statut du document : « Invalide »

Si le document possède le statut « Invalide », il ne peut pas être corrigé et ne peut pas être envoyé via eBill. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un document peut recevoir le statut « Invalide ». En savoir plus sur les problèmes possibles

Aperçu de l’envoi

Pour envoyer la facture via eBill, cliquez sur le bouton « Envoyer le document » dans l’aperçu du document.

Dans l’aperçu de l’envoi, vous verrez un résumé de toutes les informations importantes liées à l’envoi ainsi que des coûts associés. La facture peut ensuite être envoyée à l’aide du bouton « Envoyer pour CHF x.xx ».

Insuffisants Credits pour l’envoi

S’il n’y a pas suffisamment de Credits disponibles pour l’envoi via eBill, les documents sont placés dans une file d’attente et reçoivent le statut « En attente de Credits ».

Pour acheter des Credits pour l’Organisation concernée, cliquez simplement sur la carte de crédit située dans le coin supérieur droit du dashboard. En savoir plus sur l’achat de Credits

Après l’achat de Credits, les documents avec le statut « En attente de Credits » sont automatiquement envoyés.

Suivre les factures via Track & Trace

Après l’envoi, les factures peuvent être suivies grâce à la fonction Track & Trace. Cliquez sur le menu de navigation « eBill » pour ouvrir la liste eBill. Vous trouverez tous les documents téléchargés ainsi que leur statut actuel.

En cliquant sur le bouton de statut situé à droite d’un document, vous ouvrez la vue Track & Trace. Vous y verrez un aperçu chronologique de l’ensemble du processus — du téléchargement jusqu’au paiement de la facture via eBill. En savoir plus sur le suivi eBill