Pourquoi ne puis-je pas envoyer mon eBill ?
Après la transmission, les documents sont attribués à l’un des groupes de statuts suivants :
- Prêt pour l’envoi
- Action requise
- Invalide
Les documents avec le statut « Prêt pour l’envoi » peuvent être envoyés immédiatement.
Les documents avec le statut « Action requise » contiennent des problèmes pouvant être corrigés directement dans la WebApp de Pingen.
Les documents avec le statut « Invalide » ne sont pas compatibles avec les exigences de Pingen et ne peuvent donc pas être envoyés via Pingen.
Documents avec le statut « Prêt pour l’envoi »
Document individuel
Si un seul document est téléchargé et qu’il possède le statut « Prêt pour l’envoi », il peut être envoyé directement soit via la vue détaillée du document, soit depuis la liste eBill.
Batch
Si plusieurs documents sont téléchargés en même temps, un Batch est automatiquement créé et les documents sont répartis dans leurs groupes de statuts respectifs. Lorsque vous cliquez sur « Envoyer le Batch », seuls les documents avec le statut « Prêt pour l’envoi » sont pris en compte. Tous les autres documents sont automatiquement retirés du Batch.
Documents avec le statut « Action requise »
Document individuel
Si un seul document est téléchargé et qu’il possède le statut « Action requise », il peut être corrigé directement dans la vue détaillée.
Batch
Si plusieurs documents sont téléchargés simultanément, un Batch est automatiquement créé. Les documents avec le statut « Action requise » sont regroupés selon leur problème et peuvent être corrigés directement dans la WebApp de Pingen via le lien « Corriger les documents ».
Les problèmes suivants peuvent survenir :
Pages dans un format papier invalide
Pingen prend uniquement en charge les documents au format A4 portrait (210 × 297 mm). Les documents concernés sont souvent dans un autre format, comme US Letter (215 × 279 mm), ou contiennent des pages au format A4 paysage (297 × 210 mm). Découvrez comment corriger les pages avec un format papier invalide directement dans la WebApp de Pingen
Aucun QR code valide
Pour envoyer des factures via eBill, Pingen nécessite une facture QR suisse comme base. Pingen recherche un QR code valide dans la partie inférieure de toutes les pages du document. Aucun QR code valide n’a été trouvé dans les documents concernés. Découvrez comment sélectionner un QR code dans votre document
Identifiant eBill manquant
Afin d’attribuer une facture à un destinataire eBill, Pingen nécessite soit l’adresse e-mail, soit l’eBillAccountID. Ces informations doivent correspondre à une entrée dans votre liste de destinataires eBill. Aucun identifiant eBill n’a pu être identifié pour les documents concernés. Découvrez comment attribuer un destinataire eBill à un document
Numéro de facture manquant
eBill nécessite un numéro de facture comme identifiant unique de la facture (champ obligatoire dans le système eBill). Aucun numéro de facture n’a pu être trouvé dans les documents concernés. Découvrez comment sélectionner le numéro de facture dans votre document
Date de facture manquante
La date de facture est un élément obligatoire d’une facture valide. Aucune date de facture n’a pu être trouvée dans les documents concernés. Découvrez comment sélectionner la date de facture dans votre document
Date d’échéance manquante
La date d’échéance est un élément obligatoire d’une facture valide. Aucune date d’échéance n’a pu être trouvée dans les documents concernés. Découvrez comment définir une date d’échéance pour votre document
Aucun identifiant eBill correspondant
L’adresse e-mail ou l’eBillAccountID figurant dans le document doit correspondre à un destinataire dans votre liste de destinataires eBill. Aucun identifiant correspondant n’a été trouvé pour les documents concernés. Découvrez comment attribuer un destinataire eBill à un document
Destinataire eBill inactif
Le destinataire eBill attribué est inactif. Le destinataire doit réactiver votre entreprise dans son e-banking afin de pouvoir recevoir à nouveau des factures. Dans ce cas, veuillez contacter directement le destinataire
Documents avec le statut « Invalide »
Les documents qui ne peuvent pas être envoyés via Pingen reçoivent le statut « Invalide » et sont automatiquement retirés du Batch lorsque vous cliquez sur « Envoyer le Batch ».
Les problèmes suivants peuvent survenir :
Problèmes liés au contenu du QR code
Ces documents présentent des problèmes liés au contenu du QR code. Les problèmes suivants peuvent exister :
Montant de facture invalide
Le montant de la facture doit être supérieur à 0. Les montants négatifs ne sont pas autorisés.Devise de facture invalide
Seules les devises CHF et EUR sont prises en charge.Devise de facture non
La devise doit correspondre à celle configurée dans eBill pour le compte concerné.Date de facture
La date de facture ne doit pas être antérieure à 90 jours et ne doit pas se situer dans le futur.Date d'échéance de la facture non valide
La d'échéance de la facture ne doit pas être antérieure au jour actuel.Le numéro de facture a déjà été envoyé
Un numéro de facture ne peut être envoyé qu'une seule fois par eBill.Raison différente de la société
Le nom de la société doit correspondre au nom configuré dans le compte eBill.Numéro de compte non correspondant
L’IBAN doit correspondre à l’un des IBAN configurés dans eBill.
Déjà soumis une fois pour l’envoi
Chaque document ne peut être envoyé qu’une seule fois via Pingen. Si ces documents doivent être envoyés à nouveau, ils doivent être retransmis à Pingen.
Contient trop de pages
Ces documents dépassent la limite maximale de 120 pages. Veuillez raccourcir les documents puis les téléverser à nouveau.
Le PDF ne peut pas être traité
Ces documents ne peuvent pas être traités par Pingen. Veuillez vous assurer que les fichiers PDF ne sont ni corrompus ni protégés, puis réessayez.
Le PDF n’existe plus pour des raisons de confidentialité
Ces documents ont déjà été supprimés de Pingen pour des raisons de confidentialité et ne peuvent donc plus être envoyés. Si ces documents doivent tout de même être envoyés, ils doivent être retransmis à Pingen.
Dépasse la taille maximale du fichier
Ces documents dépassent la taille maximale autorisée de 8 MB. Si le PDF dépasse 8 MB, il doit être compressé avant le téléversement. Des outils gratuits en ligne comme Smallpdf peuvent être utilisés pour compresser les PDF.
Fichier introuvable
Ces documents sont invalides et n’ont pas été enregistrés dans Pingen. Pour envoyer ces documents, ils doivent être recréés conformément aux exigences de Pingen puis retransmis.
Contenu binaire PDF invalide
Le standard PDF exige que le contenu binaire des PDF commence par %PDF-{version PDF} (par exemple %PDF-1.7) et se termine par %%EOF. Les documents avec le problème « Contenu binaire PDF invalide » possèdent un contenu binaire qui ne respecte pas la structure standard du format PDF.
Important : le contenu binaire d’un document peut être consulté en ouvrant le PDF dans un éditeur de texte professionnel tel qu’UltraEdit ou Sublime Text.
Envoi impossible
Ces documents ne sont pas compatibles avec les exigences et contiennent des problèmes qui ne peuvent pas être corrigés dans Pingen. Ils ne peuvent donc pas être envoyés via Pingen.
Les documents appartiennent à un Batch
Un Batch est automatiquement créé lorsque plusieurs documents sont téléversés en même temps. Les documents d’un Batch sont traités ensemble et ne peuvent pas être envoyés individuellement. Pour envoyer ces documents, le Batch complet doit être envoyé.
