eBill-Presets
Pingen utilise des Presets pour enregistrer et automatiser des actions récurrentes. Pour envoyer une facture via eBill, certaines informations obligatoires sont requises. Ces informations doivent figurer sur la facture.
Avec un eBill-Preset, les positions de ces informations peuvent être définies une seule fois à l’aide d’un PDF de reference du Preset. Lors de l’application ultérieure du Preset, Pingen vérifie automatiquement les positions enregistrées et reprend les informations requises en conséquence.
Les eBill-Presets ne peuvent être créés que si un compte eBill est déjà lié à Pingen. Vous trouverez plus d’informations ici
Créer un eBill-Preset
Depuis l’aperçu des Presets, vous pouvez gérer les Presets existants et créer de nouveaux Presets.
Étape 1 : Créer un Preset
Accédez à l’aperçu des Presets via « Organisation Administration » → « Presets ».
Pour créer un nouvel eBill-Preset, cliquez sur « Créer un Preset » puis sélectionnez le canal « eBill ».
Attribuez un nom au Preset et téléchargez un PDF de référence du Preset. Cliquez ensuite sur « Créer un Preset ».
Le PDF de référence du Preset sert de modèle pour les futures factures eBill et doit donc utiliser la même mise en page ou le même modèle que les documents qui seront ensuite traités avec ce Preset.
Pour que Pingen puisse générer une eBill à partir de vos factures, une facture QR suisse est requise. Téléchargez donc un document contenant une facture QR suisse comme PDF de référence du Preset.
Étape 2 : Configurer le Preset
Après sa création, le PDF de référence du Preset est automatiquement validé. Dans la vue suivante, vous obtenez un aperçu de toutes les actions nécessaires pour que les futures factures puissent être traitées correctement comme eBills.
Les actions suivantes peuvent être enregistrées dans un eBill-Preset :
- Corriger le format du papier
- Sélectionner code QR
- Sélectionner identifiant eBill
- Sélectionner numéro de facture
- Sélectionnez la date de la facture
- Sélectionnez la date d'échéance de la facture
Corriger le format du papier
Avec Pingen, seuls les documents au format A4 portrait (210 × 297 mm) peuvent être envoyés.
Si un document contient des pages dans un format différent, celui-ci peut être ajusté automatiquement à l’aide d’un Preset. Pour cela, activez l’action « Corriger le format du papier » et confirmez l’activation via le bouton « Activer l’action ».
Sélectionner code QR
Pour envoyer des factures via eBill, Pingen nécessite une facture QR suisse comme base. Pingen recherche automatiquement un QR code valide dans la partie inférieure de chaque page.
Si le QR code se trouve en dehors de cette zone, sa position peut être définie à l’aide d’un Preset et appliquée aux futures factures.
Pour activer cette action, cliquez sur « Sélectionner code QR ». Déplacez ensuite la zone de sélection de manière à inclure entièrement le QR code, puis cliquez sur « Suivant ».
Pingen vérifie ensuite si un QR code valide se trouve à l’emplacement sélectionné et lit les données qu’il contient pour confirmation.
Lorsque le Preset est appliqué ultérieurement à d’autres documents, Pingen recherche automatiquement le QR code à la position définie dans le Preset.
Sélectionner identifiant eBill
Pour qu’une facture puisse être correctement attribuée à un destinataire eBill, l’adresse e-mail ou l’eBillAccountID du destinataire doit figurer sur le document. Cette information doit également correspondre à une entrée existante dans votre liste de destinataires eBill.
Afin que Pingen puisse extraire automatiquement l'identifiant eBill du document, la position de l’adresse e-mail ou de l’eBillAccountID peut être définie à l’aide d’un Preset et appliquée aux futures factures.
Pour activer cette action, cliquez sur « Sélectionner l'identifiant eBill ». Déplacez ensuite la zone de sélection de manière à inclure entièrement soit l’adresse e-mail, soit l’eBillAccountID figurant sur le document, puis cliquez sur « Suivant ».
Pingen vérifie ensuite si une adresse e-mail ou un eBillAccountID valide se trouve à l’emplacement sélectionné et lit les données pour confirmation.
Lorsque le Preset est appliqué ultérieurement à d’autres documents, Pingen recherche automatiquement l'identifiant eBill à la position définie dans le Preset.
Sélectionner numéro de facture
Pour envoyer une facture via eBill, un numéro de facture doit figurer sur le document. eBill a besoin de cette information afin d’identifier la facture de manière unique.
Avec un eBill-Preset, la position du numéro de facture peut être définie une seule fois puis appliquée aux futures factures.
Pour activer cette action, cliquez sur « Sélectionner numéro de facture ». Déplacez ensuite la zone de sélection de manière à inclure entièrement le numéro de facture sur le document, puis cliquez sur « Suivant ».
Pingen vérifie ensuite l’emplacement sélectionné et lit les données pour confirmation.
Lorsque le Preset est appliqué ultérieurement à d’autres documents, Pingen recherche automatiquement le numéro de facture à la position définie dans le Preset.
Sélectionnez la date de la facture
Pour envoyer une facture via eBill, une date de la facture doit figurer sur le document.
Avec un eBill-Preset, la position de la date de facture peut être définie une seule fois puis appliquée aux futures factures.
Pour activer cette action, cliquez sur « Sélectionner la date de la facture ». Déplacez ensuite la zone de sélection de manière à inclure entièrement la date de facture sur le document, puis cliquez sur « Suivant ».
Pingen vérifie ensuite si une date valide se trouve à l’emplacement sélectionné et lit les données pour confirmation. La date de facture ne doit pas être antérieure à 90 jours ni se situer dans le futur.
Lorsque le Preset est appliqué ultérieurement à d’autres documents, Pingen recherche automatiquement la date de facture à la position définie dans le Preset.
Sélectionnez la date d'échéance de la facture
Pour envoyer une facture via eBill, une date d’échéance doit être indiquée. Celle-ci peut soit être présente directement sur le document, soit être calculée à partir de la date de facture.
Avec un eBill-Preset, la position de la date d’échéance peut être définie une seule fois puis appliquée aux futures factures. Il est également possible de définir un nombre de jours afin que la date d’échéance soit calculée automatiquement sur la base de la date de facture.
Pour activer cette action, cliquez sur « Sélectionner la date d’échéance de la facture ». Déplacez ensuite la zone de sélection de manière à inclure entièrement la date d’échéance sur le document, puis cliquez sur « Suivant ».
Calculer la date d’échéance
La date d’échéance peut également être calculée automatiquement à partir de la date de la facture si elle n’est pas explicitement indiquée sur le document. Pingen vérifie ensuite la valeur sélectionnée et lit la date pour confirmation.
Cette action est uniquement disponible si une date de facture a été trouvée dans le PDF de référence.
Lorsque le Preset est appliqué ultérieurement à d’autres documents, la date d’échéance est automatiquement reprise ou calculée selon la configuration définie.
Appliquer un eBill-Preset
Pour pouvoir appliquer un Preset à des documents, celui-ci doit être finalisé. Son statut passe alors de « Brouillon » à « Disponible ».
Les actions du Preset ne peuvent être modifiées que tant que le Preset est au statut « Brouillon ». Pour modifier un Preset au statut « Disponible », vous devez d’abord le dupliquer. Le duplicata repassera ensuite automatiquement au statut « Brouillon ».
Appliquer un Preset – Via l’aperçu du document
Vous pouvez accéder à l’aperçu du document en ouvrant un document depuis le menu « eBill » ou en téléchargeant un PDF individuel.
L’option Preset n’est disponible dans l’aperçu du document que si le document est au statut « Action requise » et qu’au moins un eBill-Preset existe dans l’Organisation.
Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » pour ouvrir le menu déroulant, puis sélectionnez « Corriger avec Preset ».
Une barre latérale s’ouvre ensuite, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous y trouverez un aperçu des actions activées du Preset.
En cliquant sur le bouton « Appliquer le Preset », toutes les actions nécessaires à la correction du document seront exécutées.
Appliquer un Preset – Via la liste eBill
Vous pouvez accéder à la liste eBill via le menu « eBill ».
Sélectionnez les documents ayant le statut « Action requise », puis cliquez sur l’icône Preset en bas de l’écran.
Les Presets ne peuvent être appliqués via la liste eBill que si au moins un eBill-Preset existe dans l’Organisation correspondante.
Une barre latérale s’ouvre ensuite, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous y trouverez un aperçu des actions activées du Preset ainsi que des éventuels coûts supplémentaires correspondants. En savoir plus sur le modèle tarifaire des Presets
En cliquant sur le bouton « Appliquer le Preset », toutes les actions nécessaires à la correction du document concerné seront exécutées.
Appliquer un Preset – Via les Batches
Il existe deux possibilités pour appliquer des Presets à des Batches :
Option 1 : Via la création de Batch
Vous accédez à la création de Batch soit en cliquant sur le bouton « Créer un Batch », soit en téléchargeant plusieurs PDF, un PDF continu de plus de 20 pages ou un fichier ZIP.
Lors de la création d’un Batch, l’option Preset n’est disponible que si au moins un Preset existe dans l’Organisation correspondante.
La fenêtre de création de Batch s’ouvre ensuite et vous permet de sélectionner le eBill-Preset souhaité. Vous y trouverez un aperçu des actions activées du Preset.
En cliquant sur le bouton « Créer un Batch », toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés seront exécutées.
Option 2 : Via la vue Batch
Vous pouvez accéder à la vue Batch en ouvrant un Batch existant depuis le menu « Batches ».
Dans la vue Batch, l’option Preset n’est disponible que si au moins un document est au statut « Action requise » et qu’au moins un Preset existe dans l’Organisation correspondante.
Dans la barre latérale droite, cliquez sur le bouton « Accélérez la correction des documents avec Presets ».
Une barre latérale s’ouvre ensuite, dans laquelle vous pouvez sélectionner le Preset souhaité. Vous y trouverez un aperçu des actions activées du Preset.
En cliquant sur le bouton « Appliquer le Preset », toutes les actions nécessaires à la correction des documents concernés seront exécutées.
