Créer et gérer compte eBill

Pour utiliser eBill, vous avez besoin d’un compte eBill. Vous pouvez en créer un gratuitement via Pingen ou connecter un compte eBill existant à Pingen. L’article suivant explique étape par étape comment configurer votre compte eBill.

Si vous souhaitez connecter un compte eBill existant, veuillez contacter le support.

Pour connecter un compte eBill dans Pingen, le pays destinataire par défaut de l’Organisation concernée doit être défini sur « Suisse ». Ce paramètre peut être géré sous « Organisation Administration » → « Configuration ».

Créer un compte eBill gratuit

La création d’un compte eBill est simple et gratuite :

• Connectez-vous à votre compte Pingen
• Accédez à « Organisation Administration » → « Paramètres eBill »
• Cliquez sur « Connecter un compte eBill »
• Dans la barre latérale, sélectionnez « Créer nouveau compte eBill »

Saisir les informations de la société

Saisir le nom de la société ou l’UID

Saisissez le nom ou l’UID de votre société dans le champ de recherche. Le système recherche automatiquement dans le registre du commerce suisse et affiche les résultats correspondants. Sélectionnez votre société afin d’importer les informations.

Le nom de la société est affiché dans le portail eBill des systèmes d’e-banking et représente votre société auprès de vos clients.

Important : Pingen prend uniquement en charge eBill pour les sociétées ayant un siège en Suisse. Les sociétées sans siège en Suisse doivent utiliser eBill via un autre partenaire du réseau eBill.

Le nom de la société doit correspondre au nom figurant dans la section de paiement de vos futures factures eBill.

Nom d’affichage (prochainement)

Vous pouvez définir de manière facultative un nom d’affichage raccourci (par exemple sans la forme juridique). Ce nom sera vérifié par Pingen et approuvé dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables.

Télécharger le logo de la société

Le logo de votre société est affiché dans le portail eBill des systèmes d’e-banking. Pour un affichage optimal, veuillez respecter les exigences suivantes :

·       Formats : PNG, JPG/JPEG

·       Taille recommandée : au minimum 800 × 800 pixels

Après le téléchargement, vous pouvez recadrer le logo au format carré.

Saisir l’adresse e-mail et le numéro de téléphone

L’adresse e-mail ainsi que le numéro de téléphone sont utilisés comme informations de contact dans le profil de votre société au sein du portail eBill et sont visibles par vos clients.

Sélectionner les secteurs d’activité de la société

Sélectionnez les secteurs correspondant le mieux à votre société. Ces informations sont utilisées pour une meilleure catégorisation dans le portail eBill et les systèmes d’e-banking.

Vérifier l’aperçu du portail eBill

Cliquez sur l’icône d’œil afin d’afficher un aperçu de la manière dont votre profil de la société apparaîtra dans le portail eBill. Veuillez noter que l’affichage peut légèrement varier selon la banque.

Ajouter les coordonnées bancaires

Saisissez l’IBAN et la devise du compte sur lequel vous souhaitez recevoir les paiements eBill. Vous pouvez ajouter des IBAN supplémentaires si nécessaire.

L’IBAN saisi ici doit correspondre à l’IBAN « Compte / Payable à » figurant dans la section de paiement de vos futures factures eBill.

Notification de bienvenue

Pingen propose gratuitement un notification de bienvenue incluant le logo de votre société. Ce notification est automatiquement envoyé aux clients dès qu’ils activent votre société dans le portail eBill.

• Envoyé sous forme de document eBill directement dans l’e-banking du client
• Confirmation immédiate de l’activation réussie

La fonction est activée par défaut et peut être désactivée si nécessaire. Un aperçu est disponible via l’icône en forme d’œil.

Le notification de bienvenue est automatiquement envoyé dans la langue configurée par le client dans son e-banking.

Demander un compte eBill

Dans les jours qui suivent, vous recevrez par courrier un code de confirmation ainsi que la convention eBill à l’adresse de votre société. Grâce à ce code, vous confirmez votre adresse et acceptez simultanément la convention eBill.

Après la demande du compte eBill, certaines informations ne peuvent plus être modifiées.

Confirmer votre compte eBill

Une fois le code de confirmation reçu :

• Accédez à « Organisation Administration » → « Paramètres eBill »
• Cliquez sur « Confirmer compte eBill »
• Saisissez le code de confirmation

Si vous n’avez pas reçu le courrier dans un délai d’une semaine, veuillez contacter le support afin d’en demander un nouveau.

Retirer une demande de compte eBill

Tant que le compte eBill n’a pas encore été confirmé, la demande peut encore être retirée :

• Accédez à « Organisation Administration » → « Paramètres eBill »
• Cliquez sur « Retirer la demande de compte eBill »

Création du compte réussie

Après confirmation réussie, votre compte eBill est actif et connecté à Pingen. Vous recevrez un BillerID, qui vous identifie de manière unique comme émetteur de factures dans le système eBill.

Modifier le compte eBill

Certains paramètres peuvent être modifiés à tout moment :

• Logo de la société (prochainement)
• Nom d’affichage (prochainement)
• Secteur(s) d’activité de la société (prochainement)
• Activer/désactiver le notification de bienvenue

Pour gérer ces paramètres, accédez à : « Organisation Administration » → « Paramètres eBill » → « Paramètres du compte eBill »

Pour toute modification d’autres informations du compte, veuillez contacter le support.

Prochaines étapes

Votre compte eBill est maintenant connecté avec succès. Afin de pouvoir envoyer des factures via eBill, vos clients doivent d’abord activer votre société comme émetteur de factures dans le portail eBill de leur e-banking.

Dès qu’un client active votre société, il apparaît comme destinataire eBill sous « Organisation Administration » → « Paramètres eBill ». Découvrez comment obtenir de nouveaux destinataires eBill