Corriger des documents eBill

Pour que les factures puissent être envoyées avec succès via eBill, toutes les informations obligatoires doivent être présentes dans le document et toutes les exigences techniques doivent être respectées. Pingen vérifie automatiquement tous les documents afin de s’assurer qu’ils respectent ces exigences. En savoir plus sur les exigences des documents eBill

Si un document reçoit le statut « Action requise », il peut être corrigé soit manuellement dans la WebApp de Pingen, soit automatiquement à l’aide des Presets. En savoir plus sur les Presets

Les problèmes suivants peuvent être corrigés directement dans la WebApp de Pingen :

• Pages dans un format papier invalide
• Aucun QR code valide
• Identifiant eBill manquant
• Numéro de facture manquant
• Date de facture manquante
• Date d’échéance manquante
• Aucun identifiant eBill correspondant
• Destinataire eBill inactif

Pages dans un format papier invalide

Pingen prend uniquement en charge les documents au format A4 portrait (210 × 297 mm).

Si un document contient des pages dans un autre format papier, il peut être corrigé manuellement dans la WebApp de Pingen ou automatiquement via les Presets.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si certaines pages ne sont pas au format A4 portrait en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, le document contient des pages au format US Letter. Il ne peut donc pas être envoyé directement.

Corriger le problème dans la WebApp de Pingen

Convertir au format A4 portrait — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document.

Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin d’adapter le format et poursuivre l’envoi.

Convertir au format A4 portrait — Corriger plusieurs documents à la fois

Si un Batch contient plusieurs documents dont le format papier n'est pas valide, ceux-ci peuvent être corrigés en une seule fois. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez au statut « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Pages au format papier invalide ». Tous les documents concernés de ce Batch seront alors convertis au format A4.

Astuce : les pages dans un format papier invalide peuvent également être corrigées automatiquement à l’aide des Presets. En savoir plus sur les Presets

Aucun QR code valide

Pour envoyer des factures via eBill, Pingen nécessite une facture QR suisse comme base. Pingen recherche automatiquement un QR code valide dans la partie inférieure de toutes les pages du document. Si aucun QR code valide n’est trouvé ou si plusieurs QR codes sont détectés, un QR code doit être sélectionné manuellement dans le document.

Dans ce cas, vous pouvez soit sélectionner manuellement le QR code dans la WebApp de Pingen, soit définir la position du QR code à l’aide des Presets et l’appliquer automatiquement à tous les documents.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si un QR code valide a été trouvé en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, le QR code se trouve en dehors de la zone attendue et n’a donc pas été détecté automatiquement.

Sélectionner un QR code — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin de sélectionner un QR code dans le document et poursuivre l’envoi.

Sélectionner un QR code — Corriger plusieurs documents à la fois

Si un Batch contient plusieurs documents dépourvus d'un code QR valide, vous pouvez les corriger tous en même temps. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez à l'état « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Aucun code QR valide ». Vous serez alors automatiquement redirigé vers l'aperçu du premier document, où vous pourrez sélectionner le code QR de chaque document individuellement.

Prochainement : à l’avenir, la position du QR code sélectionnée dans le premier document pourra être automatiquement appliquée à tous les autres documents.

Astuce : les documents sans QR code valide peuvent également être corrigés automatiquement à l’aide des Presets. Il suffit de définir une seule fois la position du QR code puis de l’appliquer automatiquement à tous les documents. En savoir plus sur les Presets

Que se passe-t-il si plusieurs QR codes sont détectés ?

Pingen prend également en charge les factures contenant plusieurs sections de paiement ou QR codes. Par exemple, un rappel de paiement peut contenir sa propre section de paiement tout en incluant également la facture QR originale dans le même document.

Si Pingen détecte plusieurs pages contenant des sections de paiement ou des QR codes, le document reçoit automatiquement le statut « Action requise ». Avant l’envoi, vous devez sélectionner explicitement le QR code qui doit être utilisé pour l’eBill. Pour cela, ouvrez la vue détaillée du document concerné sous eBill dans la WebApp de Pingen, cliquez sur « Corriger et envoyer », puis sélectionnez le QR code souhaité.

Identifiant eBill manquant

Afin d’attribuer correctement une facture, Pingen nécessite soit l’adresse e-mail, soit l’eBillAccountID du destinataire.

Ces informations doivent correspondre à l’entrée correspondante dans votre liste de destinataires eBill accessible via Organisation Administration -> Paramètres eBill.

Si aucun identifiant n’a pu être extrait du document, vous pouvez définir l'identifiant directement dans la WebApp de Pingen pour le document concerné.

Dans ce cas, vous pouvez soit sélectionner directement l’adresse e-mail ou l’eBillAccountID dans le document, soit les saisir manuellement.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si un identifiant eBill a été trouvé en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, aucun identifiant eBill n’a pu être identifié.

Ajouter un identifiant eBill — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin d’ajouter une adresse e-mail ou un eBillAccountID. À l’étape suivante, choisissez si vous souhaitez sélectionner l’information directement dans le document ou la saisir manuellement.

Lors de la sélection dans le document, déplacez la zone de sélection de manière à couvrir entièrement l’adresse e-mail ou l’eBillAccountID. Assurez-vous qu’aucun autre contenu ne soit inclus dans la sélection. À l’aide de la sélection de page dans la barre latérale droite, vous pouvez définir sur quelle page l’information se trouve. Cliquez ensuite sur « Suivant » afin de vérifier et confirmer la sélection.

Ajouter un identifiant eBill — Corriger plusieurs documents à la fois

Si un Batch contient plusieurs documents pour lesquels le identifiant eBill est manquant, vous pouvez les corriger tous en même temps. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez au statut « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Identifiant eBill manquant ». Vous serez alors automatiquement redirigé vers l'aperçu du premier document, où vous pourrez saisir le identifiant eBill pour chaque document individuellement.

Prochainement : à l’avenir, la position du identifiant eBill sélectionnée dans le premier document pourra être automatiquement appliquée à tous les autres documents.

Astuce : les documents avec un identifiant eBill manquant peuvent également être corrigés automatiquement à l’aide des Presets. Il suffit de définir une seule fois la position du identifiant eBill puis de l’appliquer automatiquement à tous les documents. En savoir plus sur les Presets

Numéro de la facture manquant

eBill nécessite un numéro de la facture comme identifiant unique de la facture. Si aucun numéro de facture n’a pu être extrait du document, vous pouvez le définir directement dans la WebApp de Pingen pour le document concerné.

Dans ce cas, le numéro de la facture doit être sélectionné directement dans le document.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si un numéro de facture a été trouvé en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, aucun numéro de facture n’a pu être identifié.

Sélectionner un numéro de facture — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin de sélectionner un numéro de facture.

Déplacez la zone de sélection de manière à couvrir entièrement le numéro de facture. Assurez-vous qu’aucun autre contenu ne soit inclus dans la sélection. À l’aide de la sélection de page dans la barre latérale droite, vous pouvez définir sur quelle page le numéro de facture se trouve. Cliquez ensuite sur « Suivant » afin de vérifier et confirmer la sélection.

Sélectionner un numéro de facture — Corriger plusieurs documents à la fois

If a Batch contains multiple documents with a missing invoice number, you can fix them all at once. To do this, open the relevant Batch and navigate to the “Action Required” status. Click “Fix Documents” next to the “Invoice Number Missing” category. You will then be automatically redirected to the document preview of the first document, where you can select the invoice number for each document individually.

Si un Batch contient plusieurs documents pour lesquels le numéro de facture est manquant, vous pouvez les corriger tous en même temps. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez au statut « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Numéro de la facture manquant ». Vous serez alors automatiquement redirigé vers l'aperçu du premier document, où vous pourrez sélectionner le numéro de facture pour chaque document individuellement.

Prochainement : à l’avenir, la position du numéro de facture sélectionnée dans le premier document pourra être automatiquement appliquée à tous les autres documents.

Astuce : les documents avec un numéro de facture manquant peuvent également être corrigés automatiquement à l’aide des Presets. Il suffit de définir une seule fois la position du numéro de facture puis de l’appliquer automatiquement à tous les documents. En savoir plus sur les Presets

Date de facture manquante

Une date de facture est requise pour pouvoir envoyer des factures via eBill. La date de facture ne doit pas dater de plus de 90 jours et ne doit pas se situer dans le futur. Si aucune date de facture n’a pu être extraite du document, vous pouvez la définir directement dans la WebApp de Pingen pour le document concerné.

Dans ce cas, la date de facture doit être sélectionnée directement dans le documen

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si une date de facture a été trouvée en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, aucune date de facture n’a pu être identifiée.

Sélectionner une date de facture — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin de sélectionner une date de facture.

Déplacez la zone de sélection de manière à couvrir entièrement la date de facture. Assurez-vous qu’aucun autre contenu ne soit inclus dans la sélection. À l’aide de la sélection de page dans la barre latérale droite, vous pouvez définir sur quelle page la date de facture se trouve. Cliquez ensuite sur « Suivant » afin de vérifier et confirmer la sélection.

Sélectionner une date de facture — Corriger plusieurs documents à la fois

Si un Batch contient plusieurs documents pour lesquels la date de facturation est manquante, vous pouvez les corriger tous en même temps. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez au statut « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Date de facturation manquante ». Vous serez alors automatiquement redirigé vers l'aperçu du premier document, où vous pourrez sélectionner la date de facturation pour chaque document individuellement.

Prochainement : à l’avenir, la position de la date de facture sélectionnée dans le premier document pourra être automatiquement appliquée à tous les autres documents.

Astuce : les documents avec une date de facture manquante peuvent également être corrigés automatiquement à l’aide des Presets. Il suffit de définir une seule fois la position de la date de facture puis de l’appliquer automatiquement à tous les documents. En savoir plus sur les Presets

Date d’échéance manquante

Une date d’échéance est requise pour pouvoir envoyer des factures via eBill. La date d’échéance ne doit pas se situer dans le passé. Si aucune date d’échéance n’a pu être extraite du document, vous pouvez l’ajouter directement dans la WebApp de Pingen.

Dans ce cas, vous pouvez soit sélectionner directement la date d’échéance dans le document, soit la calculer automatiquement à partir de la date de facture.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si une date d’échéance a été trouvée en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, aucune date d’échéance n’a pu être identifiée.

Ajouter une date d’échéance — Corriger un document individuel

Lors du téléchargement d’un document individuel ou lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin de sélectionner une date d’échéance.

Déplacez la zone de sélection de manière à couvrir entièrement la date d’échéance. Assurez-vous qu’aucun autre contenu ne soit inclus dans la sélection. À l’aide de la sélection de page dans la barre latérale droite, vous pouvez définir sur quelle page la date d’échéance se trouve. Cliquez ensuite sur « Suivant » afin de vérifier et confirmer la sélection.

Si votre document ne contient pas de date d’échéance, vous pouvez demander au système de la calculer automatiquement à partir de la date de facture. Pour cela, activez l’option « Calculer la date d’échéance » puis indiquez après combien de jours suivant la date de facture la facture doit arriver à échéance.

Ajouter une date d’échéance — Corriger plusieurs documents à la fois

Si un Batch contient plusieurs documents dont la date d'échéance est manquante, vous pouvez les corriger tous en même temps. Pour ce faire, ouvrez le Batch concerné et accédez au statut « Action requise ». Cliquez sur « Corriger les documents » à côté de la catégorie « Date d'échéance manquante ». Vous serez alors automatiquement redirigé vers l'aperçu du premier document, où vous pourrez saisir la date d'échéance de chaque document individuellement.

Prochainement : à l’avenir, la position de la date d’échéance sélectionnée dans le premier document pourra être automatiquement appliquée à tous les autres documents.

Astuce : les documents avec une date d’échéance manquante peuvent également être corrigés automatiquement à l’aide des Presets. Il suffit de définir une seule fois la position de la date d’échéance puis de l’appliquer automatiquement à tous les documents. En savoir plus sur les Presets

Aucun identifiant eBill correspondant

Afin d’attribuer correctement une facture, Pingen nécessite soit l’adresse e-mail, soit l’eBillAccountID du destinataire. Ces informations doivent correspondre à l’entrée correspondante dans votre liste de destinataires eBill. Si un destinataire a été trouvé mais qu’il n’a pas pu être associé à une entrée de la liste des destinataires eBill, vous pouvez attribuer à nouveau un identifiant directement dans la WebApp de Pingen pour le document concerné.

Dans ce cas, le destinataire eBill doit soit activer votre société pour eBill dans son e-banking, soit — si l’activation a déjà été effectuée — l’adresse e-mail ou l’eBillAccountID figurant dans la liste des destinataires eBill doit être utilisée. Vous pouvez saisir manuellement l'identifiant dans le document.

 Veuillez vous assurer d’utiliser l’adresse e-mail ou l’eBillAccountID correct(e), exactement comme affiché(e) dans la liste des destinataires eBill. La liste des destinataires eBill se trouve sous « Organisation Administration » → « Paramètres eBill ».

Identifier le problème

Vous pouvez facilement vérifier si un destinataire n’a pas pu être attribué en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Dans cet exemple, un eBillAccountID a été trouvé, mais il n’a pas pu être associé à un destinataire dans la liste des destinataires eBill.

Ajouter un identifiant eBill

Lors de l’ouverture d’un document depuis la liste eBill, la correction peut être effectuée directement dans l’aperçu du document. Cliquez sur le bouton « Corriger et envoyer » afin de fournir une adresse e-mail ou un eBillAccountID. À l’étape suivante, choisissez si vous souhaitez sélectionner l’information directement dans le document ou la saisir manuellement.

Destinataire eBill inactif

Afin d’envoyer des factures à vos clients via eBill, ceux-ci doivent d’abord activer votre société pour eBill. Si le destinataire eBill est inactif, cela signifie qu’il a retiré son activation. Tant que le destinataire reste inactif, aucune facture ne peut lui être envoyée via eBill.

Identifier le problème

Vous pouvez facilement identifier le problème en ouvrant le document dans la WebApp de Pingen :

Vérifiez le statut du destinataire dans la liste des destinataires eBill sous « Organisation Administration » → « Paramètres eBill ».

Dans cet exemple, un eBillAccountID correspondant a été trouvé dans la liste des destinataires eBill, mais le destinataire est inactif.

Reactivate recipient

Veuillez contacter directement le destinataire pour obtenir plus d’informations ou lui demander de réactiver votre société dans son e-banking.

Une fois que le destinataire a réactivé votre société dans son e-banking, vous pouvez valider à nouveau le statut du destinataire dans l’aperçu du document. Pour cela, cliquez sur le bouton « Revalider le destinataire eBill ».

Envoyer des documents eBill — étape par étape

Après avoir corrigé les documents avec succès, vous pouvez poursuivre le processus d’envoi. Découvrez comment envoyer des factures via eBill