Envoyer et suivre un Batch

Une fois qu'un Batch a été créé, il peut être facilement envoyé et suivi en détail. Vous trouverez ici des instructions détaillées sur la manière de créer un Batch à l'aide d'une lettre publipostage ou d'un PDF continu ou d'un fichier ZIP.

Préparer un Batch pour l'envoi

Cliquez sur l'élément de navigation « Batches » pour ouvrir le Batch souhaité.

Tant qu'un Batch n'a pas été soumis pour envoi, les documents du Batch sont répartis dans les catégories suivantes :

Prêt pour l'envoi

‍Ces documents respectent toutes les exigences de Pingen et sont donc prêts à être envoyés.

Action requise

‍Ces documents ne répondent pas encore aux exigences de Pingen. Les problèmes peuvent toutefois être corrigés directement via l'application Pingen.

Les documents sont regroupés selon les problèmes détectés par Pingen. En cliquant sur « Corriger les documents » pour un groupe, le processus de résolution des problèmes correspondants démarre automatiquement.

Dès que tous les problèmes sont résolus pour certains documents, ceux-je deviennent automatiquement prêts pour l'envoi.

Envoi impossible

‍Ces documents ne répondent pas aux exigences de Pingen et ne peuvent malheureusement pas être envoyés via Pingen.

En cliquant sur la catégorie, les documents correspondants peuvent être consultées directement dans la liste des lettres.

Attention : Un Batch ne peut être envoyé que lorsqu'il y a au moins 1 document dans le statut « Prêt pour l'envoi ».

Envoyer un Batch

Dès qu'au moins 1 document d'un Batch se trouve dans la catégorie « Prêt pour l'envoi », le Batch peut être envoyé en cliquant sur « Envoyer le Batch ».

Attention : Tous los documents se trouvant dans les catégories « Action requise » ou « Envoi impossible » seront automatiquement supprimés du Batch.

Dans l'aperçu de l'envoi, vous pouvez sélectionner le mode d'envoi souhaité pour chaque pays. En fonction du mode d'envoi, les caractéristiques de l'envoi, telles que la vitesse ou les informations de suivi, ainsi que les frais d'affranchissement, changent. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article « Introduction aux modes d'envoi »

Outre le mode d'envoi, diverses options d'impression sont également disponibles dans l'aperçu de l'envoi. Pour plus d'informations, voir l'article « Options d'impression »

Une fois le mode d'envoi et les options d'impression sélectionnés, le Batch peut être envoyé en cliquant sur le bouton « Envoyer le Batch ». Un message de confirmation apparaît alors pour confirmer le nombre de lettres et le prix.

Solde insuffisant disponible

S'il n'y a pas assez de solde pour l'envoi par Batch, toutes les lettres du Batch sont mises en attente et reçoivent le statut « Batch besoin de Credits ».

Pour acheter des Credits pour cette Organisation, il suffit de cliquer sur la carte de crédit dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Cliquez ici pour plus d'informations sur l'achat de Credits.

Une fois qu'il y a suffisamment de Credits disponibles pour couvrir le coût de l'ensemble du Batch, toutes les lettres ayant le statut « Batch besoin de Credits » seront envoyées automatiquement.

Gérer et suivre un Batch

Après l'envoi, vous pouvez consulter le statut de chaque lettre via la vue détaillée du Batch. Des informations détaillées sur la qualité d'envoi, les coûts et le type d'impression sont également disponibles.

En outre, les étapes de traitement du Batch peuvent être suivies à tout moment via « Activités ».