Integración del Correo por e-mail: Enviar cartas como archivos adjuntos
La integración del Correo por e-mail permite enviar archivos PDF directamente a Pingen como archivos adjuntos y enviarlos automáticamente por correo postal. Para saber cómo gestionar las integraciones en la aplicación Pingen, consulta el artículo«Gestionar las integraciones en la aplicación Pingen»
¿Por qué utilizar la integración del Correo por e-mail?
Enviar documentos en formato de carta desde herramientas de gestión externas
Muchas herramientas de facturación y soluciones de software comercial te permiten enviar documentos por e-mail. La integración del Correo por e-mail te permite transferir documentos a Pingen como archivos adjuntos y enviarlos automáticamente por correo postal.
Instrucciones: Utilizar la integración del Correo por e-mail
Las integraciones se pueden vincular y gestionar en la Organización correspondiente, en el elemento de navegación «Administración de la Organización» - «Integraciones». Al hacer clic en el botón «Añadir integración», se puede seleccionar la integración del Correo por e-mail.
Introduce la dirección de e-mail del remitente
Para la integración del Correo por e-mail, Pingen necesita la dirección de e-mail exacta desde la que se envían los documentos a Pingen. Puedes indicar hasta 5 direcciones de e-mail de remitente.
Si envías documentos directamente a Pingen desde una herramienta externa pero no conoces la dirección de e-mail del remitente, Pingen ofrece una función que te permite averiguarla.
1. Haz clic en el enlace «¿Cuál es mi dirección de e-mail de remitente?»
2. Envía un documento de prueba desde la herramienta externa a la dirección de correo electrónico que se muestra para determinar la dirección de e-mail del remitente
3. En cuanto el e-mail llega a Pingen, este muestra la dirección de e-mail del remitente y el nombre del documento. Además, Pingen comprueba si el email está clasificado como spam o no
4. Copia la dirección de e-mail del remitente que aparece en pantalla y cierra la ventana. Ahora puedes introducir la dirección de e-mail del remitente en el campo.
Si los e-mails se consideran spam, Pingen no podrá procesarlos. En estos casos, asegúrate de que tu servidor SMTP esté configurado de acuerdo con las mejores prácticas para el envío de e-mails.
Especificar los parámetros de envío
Ventana del sobre: Para garantizar que la dirección del destinatario sea visible, la ventana del sobre debe estar en el lado correcto del sobre. Indique si la dirección del destinatario aparece a la izquierda o a la derecha en el documento.
Enviar automáticamente: Si la función «Autosend» está activada, los mensajes se envían directamente tras haber sido transferidos a Pingen. Si esta función está desactivada, los mensajes solo se transfieren a Pingen y pueden enviarse manualmente a través de la aplicación Pingen.
Modo de envío: El modo de envío permite elegir si las cartas deben enviarse lo más rápido posible, al menor coste o en grandes cantidades. Si se selecciona la opción «Rápido», se utiliza el modo de envío más rápido disponible para el país de destino. Si se selecciona la opción «Económico», las cartas se envían con la opción de envío más barata.
Si se selecciona la opción de envío «Envío masivo», las cartas se envían con tarifas aún más económicas, aunque el plazo de entrega es más largo. Si ha elegido el envío masivo y esta opción no está disponible para el país de destino, las cartas se enviarán automáticamente con la opción de envío «Económico».
Tipo de impresión: El tipo de impresión te permite determinar si las cartas deben imprimirse a una sola cara (anverso) o a doble cara (anverso y reverso)
Modo color: El modo de color determina si las letras se imprimen en escala de grises o en color.
Si es necesario, los parámetros de envío se pueden volver a modificar tras la integración del Correo por e-mail.
Enviar cartas vía la integración del Correo por e-mail
Ahora puedes enviar documentos directamente por e-mail y hacer que Pingen los procese enviándolos como archivos PDF adjuntos desde una de tus direcciones de e-mail de envío a la dirección de e-mail de recepción de Pingen:
Seguir las cartas vía la aplicación Pingen
Una vez que Pingen haya procesado los archivos PDF, puedes realizar el seguimiento del envío de las cartas a través de la opción «Cartas» del menú de la aplicación Pingen.
¡De esta forma, siempre estarás al tanto del estado de tus cartas!
