Conectar Pingen a OneDrive y Office 365
Gracias a la integración de OneDrive y Office 365, los archivos PDF se pueden transferir directamente desde OneDrive a Pingen y enviarlos por correo postal. De este modo, las cartas también se pueden enviar directamente desde Office 365 o Microsoft Word con solo unos clics. Para saber cómo gestionar las integraciones en la aplicación Pingen, consulta el artículo « Gestionar las integraciones en la aplicación Pingen »
¿Por qué conectar Pingen a Office 365?
Incorporar el envío de cartas a los flujos de trabajo diarios
Enviar cartas directamente desde tus propias herramientas de trabajo resulta muy práctico. Gracias a la profunda integración de OneDrive en todas las aplicaciones de Office, la integración de OneDrive y Office 365 de Pingen es ideal para enviar documentos por correo directamente desde Office 365.
Automatizar el envío de cartas
Gracias a la integración de OneDrive y Office 365, puedes subir archivos PDF a OneDrive, transferirlos automáticamente a Pingen y enviarlos por correo postal. Gracias a los procesos totalmente automatizados de Pingen, ahorras tiempo y dinero.
Adaptado a grandes volúmenes de envíos
En la aplicación Pingen solo se pueden cargar 100 documentos a la vez, pero las integraciones permiten procesar simultáneamente un número ilimitado de documentos. Por eso, la integración con OneDrive / Office 365 es ideal para enviar automáticamente grandes cantidades de documentos a través de Pingen.
Instrucciones: Conectar Pingen y Office 365
Las integraciones se pueden vincular y gestionar en la organización correspondiente, en el elemento de navegación «Administración de la Organización» -> «Integraciones». Al hacer clic en el botón «Añadir integración», se puede seleccionar la integración de OneDrive / Office 365.
1. Especificar los configuraciones de envío
Ventana del sobre: Para garantizar que la dirección del destinatario sea visible, la ventana del sobre debe estar en el lado correcto del sobre. Indique si la dirección del destinatario aparece a la izquierda o a la derecha en el documento.
Enviar automáticamente: Si la función «Autosend» está activada, los mensajes se envían directamente tras haber sido transferidos a Pingen. Si esta función está desactivada, los mensajes solo se transfieren a Pingen y pueden enviarse manualmente a través de la aplicación Pingen
Modo de envío: El modo de envío permite elegir si las cartas deben enviarse lo más rápido posible, al menor coste o en grandes cantidades. Si se selecciona la opción «Rápido», se utiliza el modo de envío más rápido disponible para el país de destino. Si se selecciona la opción «Económico», las cartas se envían con la opción de envío más barata.
Si se selecciona la opción de envío «Envío masivo», las cartas se envían con tarifas aún más económicas, aunque el plazo de entrega es más largo. Si ha elegido el envío masivo y esta opción no está disponible para el país de destino, las cartas se enviarán automáticamente con la opción de envío «Económico».
Tipo de impresión: El tipo de impresión te permite determinar si las cartas deben imprimirse a una sola cara (anverso) o a doble cara (anverso y reverso)
Modo color: El modo de color determina si las letras se imprimen en escala de grises o en color.
Si es necesario, los configuraciones de envío se pueden volver a modificar tras la integración de OneDrive / Office 365.
2. Seleccionar la cuenta de Microsoft
El botón «Iniciar sesión en OneDrive» abre una nueva pestaña en la que puedes seleccionar la cuenta de Microsoft correspondiente.
Si aún no has iniciado sesión en una cuenta de Microsoft, aparecerá esta ventana:
Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. Si ya has iniciado sesión, puedes pasar directamente al paso 3.
Nota: Cada cuenta de Microsoft solo puede estar conectada a Pingen una vez. Si tu cuenta de Microsoft ya está conectada a Pingen, vuelve a intentarlo con otra cuenta de Microsoft.
3. Autorizar el acceso a OneDrive
Una vez que hayas iniciado sesión, debes conceder a Pingen acceso a tu OneDrive. Pingen necesita permisos específicos para conectarse a tu OneDrive y enviar las cartas a tu organización en Pingen. Haz clic en «Aceptar»:
Puedes revocar el acceso en cualquier momento a través de tu cuenta de Microsoft o directamente en Pingen.
4. Conexión establecida con éxito
En cuanto se haya establecido correctamente la conexión con OneDrive / Office 365, recibirás un mensaje de confirmación en Pingen.
Enviar cartas vía OneDrive / Office 365
Cuando guardes archivos PDF en esta carpeta, tus documentos se transferirán automáticamente a Pingen. Si la función de envío automático está activada, las cartas se imprimirán y se enviarán por correo automáticamente tras su transferencia.
Todos los archivos PDF guardados en la carpeta «pingen_v2» se sincronizan automáticamente con Pingen al cabo de unos minutos.
Enviar cartas directamente desde Microsoft Word
Para enviar cartas directamente desde Microsoft Word, crea tu documento en Word como de costumbre. A continuación, haz clic en «Archivo» --> «Guardar como»:
Windows :
El explorador abrirá entonces una ventana para seleccionar la ubicación. Haz clic en «OneDrive» y selecciona la carpeta «pingen_v2» como ubicación. Cambia el formato del archivo de Word a PDF y guarda el documento.
Mac:
Si aún no has configurado OneDrive en tu Mac, te recomendamos que instales la aplicación de OneDrive. Aquí encontrarás instrucciones para instalar OneDrive en tu Mac
El Finder abrirá entonces una nueva ventana para seleccionar la ubicación. Haz clic en el botón «Ubicaciones en línea» > «OneDrive» y selecciona la carpeta «pingen_v2». Cambia el formato del archivo de Word a PDF y guarda el documento.
Todos los archivos PDF guardados en la carpeta «pingen_v2» se sincronizan automáticamente con Pingen en pocos minutos.
Seguir las cartas a través de la aplicación Pingen
Una vez que Pingen haya procesado los archivos PDF, puedes realizar el seguimiento del envío de las cartas a través de la opción «Cartas» del menú de la aplicación Pingen.
¡De esta forma, siempre estarás al tanto del estado de tus cartas!
