eBill-Presets

Pingen verwendet Presets, um wiederkehrende Aktionen zu speichern und zu automatisieren. Für den Versand einer Rechnung via eBill sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich. Diese Informationen müssen auf der Rechnung vorhanden sein.

Mit einem eBill-Preset können die Positionen dieser Angaben einmalig anhand eines Referenz-PDFs definiert werden. Beim späteren Anwenden des Presets prüft Pingen automatisch die hinterlegten Positionen und übernimmt die erforderlichen Informationen entsprechend.

eBill-Presets können nur erstellt werden, wenn bereits ein eBill-Konto mit Pingen verknüpft ist. Weitere Informationen finden Sie hier

eBill-Preset erstellen

Über die Preset-Übersicht können bestehende Presets verwaltet sowie neue Presets erstellt werden.

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Schritt 1: Preset erstellen

Navigieren Sie über "Organisation verwalten" → "Presets" zur Preset-Übersicht.

Um ein neues eBill-Preset zu erstellen, klicken Sie auf "Preset erstellen" und wählen anschließend den Kanal "eBill" aus.

Vergeben Sie einen Namen für das Preset und laden Sie ein Preset-Referenz-PDF hoch. Klicken Sie anschließend auf "Preset erstellen".

Das Preset-Referenz-PDF dient als Vorlage für zukünftige eBill-Rechnungen und sollte daher dasselbe Layout bzw. dieselbe Vorlage verwenden wie die Dokumente, die später mit diesem Preset verarbeitet werden sollen.

Damit Pingen aus Ihren Rechnungen eine eBill erstellen kann, ist eine Schweizer QR-Rechnung erforderlich. Laden Sie deshalb als Preset-Referenz-PDF ein Dokument mit einer Schweizer QR-Rechnung hoch.

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Schritt 2: Preset konfigurieren

Nach dem Erstellen wird das Preset-Referenz-PDF automatisch validiert. In der nachfolgenden Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller Aktionen, die erforderlich sind, damit zukünftige Rechnungen korrekt als eBill verarbeitet werden können.

Folgende Aktionen können in einem eBill-Preset gespeichert werden:

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Papierformat korrigieren

Über Pingen können ausschließlich Dokumente im A4-Hochformat (210 × 297 mm) versendet werden.

Enthält ein Dokument Seiten in einem abweichenden Format, kann dieses über ein Preset automatisch angepasst werden. Aktivieren Sie dazu die Aktion "Papierformat korrigieren" und bestätigen Sie die Aktivierung über den Button "Aktion aktivieren".

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QR-Code auswählen

Für den Versand von Rechnungen via eBill benötigt Pingen eine Schweizer QR-Rechnung als Grundlage. Dabei sucht Pingen im unteren Bereich jeder Seite automatisch nach einem gültigen QR-Code.

Befindet sich der QR-Code außerhalb dieses Bereichs, kann seine Position über ein Preset definiert und auf zukünftige Rechnungen angewendet werden.

Um diese Aktion zu aktivieren, klicken Sie auf "QR-Code auswählen". Verschieben Sie anschließend das Auswahlfeld so, dass der QR-Code vollständig umfasst wird, und klicken Sie auf "Weiter".

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Pingen prüft daraufhin, ob sich an der ausgewählten Stelle ein gültiger QR-Code befindet, und liest die enthaltenen Daten zur Bestätigung aus.

Wird das Preset später auf weitere Dokumente angewendet, sucht Pingen an der im Preset definierten Position automatisch nach dem QR-Code.

eBill-Identifikator auswählen

Damit eine Rechnung korrekt einem eBill-Empfänger zugeordnet werden kann, muss sich entweder die E-Mail-Adresse oder die eBillAccountID des Empfängers auf dem Dokument befinden. Diese Angabe muss zudem mit einem entsprechenden Eintrag in Ihrer eBill-Empfängerliste übereinstimmen.

Damit Pingen den eBill-Identifikator automatisch aus dem Dokument auslesen kann, lässt sich die Position der E-Mail-Adresse oder eBillAccountID über ein Preset definieren und auf zukünftige Rechnungen anwenden.

Um diese Aktion zu aktivieren, klicken Sie auf "eBill-Identifikator auswählen". Verschieben Sie anschließend das Auswahlfeld so, dass entweder die E-Mail-Adresse oder die eBillAccountID auf dem Dokument vollständig umfasst wird, und klicken Sie auf "Weiter".

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Pingen prüft daraufhin, ob sich an der ausgewählten Stelle eine gültige E-Mail-Adresse bzw. eBillAccountID befindet, und liest die Daten zur Bestätigung aus.

Wird das Preset später auf weitere Dokumente angewendet, sucht Pingen an der im Preset definierten Position automatisch nach dem eBill-Identifikator.

Rechnungsnummer auswählen

Damit eine Rechnung via eBill versenden lässt, muss sich eine Rechnungsnummer auf dem Dokument befinden. eBill benötigt diese Angabe, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren.

Über ein eBill-Preset kann die Position der Rechnungsnummer einmalig definiert und anschließend auf zukünftige Rechnungen angewendet werden.

Um diese Aktion zu aktivieren, klicken Sie auf "Rechnungsnummer auswählen". Verschieben Sie anschließend das Auswahlfeld so, dass die Rechnungsnummer auf dem Dokument vollständig umfasst wird, und klicken Sie auf "Weiter".

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Pingen prüft daraufhin, die ausgewählte Stelle und liest die Daten zur Bestätigung aus.

Wird das Preset später auf weitere Dokumente angewendet, sucht Pingen an der im Preset definierten Position automatisch nach der Rechnungsnummer.

Rechnungsdatum auswählen

Damit eine Rechnung via eBill versendet werden kann, muss auf dem Dokument ein Rechnungsdatum angegeben sein.

Über ein eBill-Preset kann die Position des Rechnungsdatums einmalig definiert und anschließend auf zukünftige Rechnungen angewendet werden.

Um diese Aktion zu aktivieren, klicken Sie auf "Rechnungsdatum auswählen". Verschieben Sie anschließend das Auswahlfeld so, dass das Rechnungsdatum auf dem Dokument vollständig umfasst wird, und klicken Sie auf "Weiter".

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Pingen prüft daraufhin, ob sich an der ausgewählten Stelle ein gültiges Datum befindet, und liest die Daten zur Bestätigung aus. Das Rechnungsdatum darf nicht älter als 90 Tage sein und nicht in der Zukunft liegen.

Wird das Preset später auf weitere Dokumente angewendet, sucht Pingen an der im Preset definierten Position automatisch nach dem Rechnungsdatum.

Fälligkeitsdatum auswählen

Damit eine Rechnung via eBill versendet werden kann, muss ein Fälligkeitsdatum angegeben sein. Dieses kann entweder direkt im Dokument vorhanden sein oder auf Basis des Rechnungsdatums berechnet werden.

Über ein eBill-Preset kann die Position des Fälligkeitsdatums einmalig definiert und anschließend auf zukünftige Rechnungen angewendet werden. Alternativ kann auch eine Anzahl Tage hinterlegt werden, anhand der das Fälligkeitsdatum automatisch basierend auf dem Rechnungsdatum berechnet wird.

Um diese Aktion zu aktivieren, klicken Sie auf "Fälligkeitsdatum auswählen". Verschieben Sie anschließend das Auswahlfeld so, dass das Fälligkeitsdatum auf dem Dokument vollständig umfasst wird, und klicken Sie auf "Weiter".

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Fälligkeitsdatum berechnen

Das Fälligkeitsdatum kann auch automatisch anhand des Rechnungsdatums berechnet werden, falls es nicht explizit auf dem Dokument angegeben ist.

Pingen prüft anschließend die ausgewählte Angabe und liest das Datum zur Bestätigung aus.

Diese Aktion steht nur zur Verfügung, falls ein Rechnungsdatum im Referenz-PDF gefunden wurde.

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Wird das Preset später auf weitere Dokumente angewendet, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend der definierten Konfiguration automatisch übernommen oder berechnet.

eBill-Preset anwenden

Um ein Preset auf Dokumente anwenden zu können, muss dieses finalisiert werden. Anschließend wechselt es den Status von "Entwurf” zu "Verfügbar”.

Preset-Aktionen lassen sich nur bearbeiten, solange sich das Preset im Status "Entwurf” befindet. Um ein Preset im Status "Verfügbar" zu bearbeiten, müssen Sie es zuerst duplizieren. Das Duplikat befindet sich anschließend wieder im Status "Entwurf".

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Preset anwenden - Über die Dokumentenvorschau

Sie gelangen in die Dokumentenvorschau, indem Sie im Menüpunkt "eBill" einen Dokument öffnen oder ein einzelnes PDF hochladen.

Die Preset-Option steht Ihnen in der Dokumentenvorschau nur zur Verfügung, wenn sich das Dokument im Status "Aktion erforderlich" befindet und mindestens ein eBill-Preset in der Organisation existiert.

Klicken Sie auf den Button "Brief korrigieren & versenden", um das Dropup-Menü zu öffnen und wählen Sie "Mit Preset korrigieren".

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Daraufhin öffnet sich die Seitenleiste, in der Sie das gewünschte Preset auswählen können. Sie erhalten eine Übersicht der aktivierten Aktionen des Presets.

Über den Button "Preset anwenden" werden alle Aktionen ausgeführt, die für die Korrektur des Dokuments erforderlich sind.

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Preset anwenden - Über die eBill-Liste

Sie gelangen in die eBill-Liste über den Menüpunkt "eBill".
Wählen Sie dort Dokumente im Status "Aktion erforderlich" aus und klicken Sie auf das Preset-Icon am unteren Rand.

Presets können über die eBill-Liste nur angewendet werden, wenn mindestens ein eBill-Preset in der entsprechenden Organisation vorhanden ist.

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Daraufhin öffnet sich die Seitenleiste, in der Sie das gewünschte Preset auswählen können. Sie erhalten eine Übersicht der aktivierten Aktionen des Presets sowie die entsprechenden möglichen Zusatzkosten. Weitere Informationen zum Preismodell von Presets finden Sie hier

Über den Button "Preset anwenden" werden alle Aktionen ausgeführt, die für die Korrektur des jeweiligen Dokuments erforderlich sind.

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Preset anwenden - Über Batches

Es gibt zwei Möglichkeiten Presets auf Batches anzuwenden:

Option 1: Über die Batch-Erstellung

Sie kommen zur Batch-Erstellung, indem Sie entweder auf den Button “Batch erstellen” klicken oder mehr als ein PDF, ein Endlos-PDF mit mehr als 20 Seiten beziehungsweise eine ZIP-Datei hochladen.

Bei der Batch-Erstellung steht Ihnen die Preset-Option nur zur Verfügung, wenn mindestens ein Preset in der entsprechenden Organisation existiert.

Daraufhin öffnet sich das Fenster für die Erstellung eines Batchs, indem Sie das gewünschte eBill-Preset auswählen können. Sie erhalten eine Übersicht der aktivierten Aktionen des Presets.

Über den Button "Batch erstellen" werden alle Aktionen ausgeführt, die für die Korrektur des jeweiligen Dokuments erforderlich sind.

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Option 2: Über die Batch-Ansicht

Sie gelangen in die Batch-Ansicht, indem Sie im Menüpunkt "Batches" einen bestehenden Batch öffnen.

In der Batch-Ansicht steht Ihnen die Preset-Option nur zur Verfügung, wenn sich mindestens ein Dokument im Status "Aktion erforderlich" befindet und mindestens ein Preset in der entsprechenden Organisation existiert.

Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche "Dokumente mit Preset korrigieren".

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