Probleme mit der Empfängeradresse
Bei Dokumenten mit dem Hinweis «Probleme mit der Empfängeradresse» konnte die Adresse im Adressbereich nicht vollständig erkannt werden. Entweder wurde die Adresse nicht vollständig eingegeben oder der Adressbereich wurde nicht eingehalten. Hier finden Sie die vorgegebene Maße des Adressbereichs
Falls ein Dokument nach dem Upload den Status "Aktion erforderlich" zugewiesen bekommt, enthält das Dokument ein Problem, das aber direkt in der Pingen WebApp korrigiert werden kann.
Problem erkennen
Warum die Empfängeradresse fehlerhaft ist, lässt sich einfach erkennen, indem das Dokument in der Pingen WebApp geöffnet wird:
Option 1: Sofern die Adresse aus dem Adressbereich herausragt, wird der Frankierbereich rot hervorgehoben.
Option 2: Sofern die Adresse oder sonstige Elemente in den Frankierbereich kommen, wird der Frankierbereich rot hervorgehoben.
Option 3: Sofern Probleme bei der Adresse bzw. keine Adresse gefunden wurden, wird der Adressbereich rot hervorgehoben.
Empfängeradresse korrigieren – Über die Dokumentenvorschau
Damit ein Dokument für den Versand akzeptiert wird, muss sich die Empfängeradresse vollständig im Adressbereich befinden. Sie gelangen in die Dokumentenvorschau, indem Sie in der Briefliste auf den gewünschten Brief klicken. Klicken Sie in der Dokumentenvorschau auf den Button "Brief korrigieren & versenden", um den Brief zu korrigieren.
Über die Dokumentenvorschau bietet Pingen zwei verschiedene Optionen an, die Empfängeradresse zu korrigieren.
Bestehende Adresse auswählen
Befindet sich auf der ersten Seite im Dokument bereits eine gültige Adresse, welche jedoch nicht vollständig im Adressbereich platziert ist, können Sie mit der Funktion "Bestehende Adresse auswählen" die Adresse auswählen und in den Adressbereich verschieben lassen.
Schritt 1: Bestehende Adresse auswählen:
Zuerst muss die bestehende Adresse im Dokument ausgewählt werden. Verschieben Sie dazu die Adressbox entweder per Drag-and-Drop oder mithilfe der rechts angegebenen Maße zur Position der bestehenden Adresse. Passen Sie anschließend die Größe der Adressbox an, bis die vollständige Empfängeradresse enthalten ist.
Bitte beachten Sie, dass die Adressbox einen Sicherheitsabstand von 3mm hat, welcher hellblau eingefärbt ist. In diesem Bereich darf sich kein Inhalt befinden. Verschieben Sie die Adressbox so, dass weder die Adresse noch andere Inhalte in diesen Bereich hineinragen.
Nachdem Sie die Adresse korrekt ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Im Anschluss prüft Pingen, ob eine Adresse in der Adressbox vorhanden ist und ob der Sicherheitsabstand eigehalten wurde.
Die Größe der Adressbox kann nur begrenzt angepasst werden, da sie nicht größer als der Adressbereich sein darf. Wenn die Adresse nicht in die Adressbox passt, kehren Sie bitte zum vorherigen Schritt zurück, um die Empfängeradresse manuell einzugeben und gegebenenfalls zu kürzen.
Schritt 2: Empfängeradresse überprüfen und Korrektur auswählen
Im zweiten Schritt können Sie die von Pingen ausgelesene Empfängeradresse überprüfen. Falls Sie einen Fehler feststellen, können Sie zum vorherigen Schritt zurückkehren und die Adressbox entsprechend anpassen.
Wurde die Empfängeradresse erfolgreich ausgelesen, stehen Ihnen nun zwei Optionen zur Verfügung.
Adresse verschieben:
Bei dieser Option wird die ausgewählte Adressbox mit der Empfängeradresse ausgeschnitten und in den Adressbereich verschoben.
Achtung: Bei dieser Option werden neben der Adressverschiebung auch alle Inhalte im Adressbereich sowie in der Frankierzone entfernt.
Deckblatt erstellen:
Bei dieser Option wird die ausgewählte Adressbox mit der Empfängeradresse kopiert und automatisch eine neue Seite vor das betreffende Dokument hinzugefügt. Dabei wird die Adresse erneut eingegeben und unter Einhaltung des Adressbereichs auf dem Deckblatt platziert. Das Erscheinungsbild des Dokuments bleibt dabei unverändert.
Neue Adresse eingeben
Befindet sich keine valide Adresse auf der ersten Seite, können Sie mit der Funktion "Neue Adresse eingeben" eine neue Empfängeradresse eingeben. Hierbei wird anschließend automatisch eine neue Seite vor das betreffende Dokument hinzugefügt und die Empfängeradresse unter Einhaltung des Adressbereichs auf diesem Deckblatt platziert.
Geben Sie dazu in der nachfolgenden Ansicht rechts die Adresse (ohne Empfängerland) in das Textfeld ein. Das Empfängerland wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie anschließend auf den Button "Deckblatt erstellen", um das Deckblatt als erste Seite mit der korrekten Adresse hinzuzufügen.
Empfängeradresse korrigieren – Über die Versandvorbereitung
Über die Versandvorbereitung bietet sich nur die Möglichkeit, eine neue Adresse einzugeben und ein Deckblatt zu erstellen. Sie gelangen in die Versandvorbereitung, indem Sie mehrere Dokumente hochladen oder die gewünschten Dokumente in der Briefliste auswählen und auf "Senden" klicken. Im Tab "Aktion erforderlich" finden Sie die Dokumente mit dem Hinweis "Problem mit der Empfängeradresse". Klicken Sie auf das Symbol "Deckblatt erstellen" auf der rechten Seite.
In der nachfolgenden Ansicht geben Sie rechts die Adresse (ohne Empfängerland) im Textfeld ein. Das Empfängerland wählen Sie über das Dropdown-Menu aus. Über den Button "Deckblatt erstellen" wird das Deckblatt als erste Seite mit der richtigen Adresse hinzugefügt.
