Batch erstellen – Mit einem bestehendem Serienbrief/Endlos-PDF

Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs lassen sich mit Pingen einfach als ein Batch versenden. Allgemeine Informationen zu Batches finden Sie hier

Über die Batch-Funktion lassen sich Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs von Pingen automatisch in einzelne Dokumente aufteilen. Pingen unterstützt hierbei Serienbriefe bzw. Endlos-PDFs mit bis zu 10000 Seiten (bzw. 2000 Seiten bei der Verwendung von benutzerdefinierten Trennzeichen) und bietet hierbei folgende Trennoptionen:

• Trennung nach einer bestimmten Anzahl von Seiten
• Trennung nach einer Schweizer QR-Rechnung
• Trennung nach einem benutzerdefinierten Trennzeichen

Serienbrief bzw. Endlos-PDF hochladen

Die Batch-Funktion für einen Serienbrief bzw. Endlos-PDF startet automatisch, sobald ein PDF mit mehr als 20 Seiten per Drag & Drop in die Pingen-App gezogen wird.

Möchten Sie einen Serienbrief mit weniger als 20 Seiten versenden?

Um einen Serienbrief mit weniger als 20 Seiten aufzuteilen, gehen Sie in der Navigation zu „Batches“ und klicken Sie auf den Button „Batch erstellen“.

Der Serienbrief bzw. das Endlos-PDF kann einfach via Drag & Drop in das Browserfenster gezogen oder per Klick auf Neuen Versand starten in der linken unteren Ecke ausgewählt werden.

Serienbrief bzw. Endlos-PDF in einzelne Briefe aufteilen

Nach der Übermittlung muss als erstes gewählt werden, ob es sich um ein Endlos-PDF (welches geteilt werden soll) oder um ein einzelnes Dokument handelt:

Einzelnes Dokument (nicht auswählen):

Diese Option eignet sich, um Pingen mitzuteilen, dass es sich beim hochgeladenen Dokument um keinen Serienbrief bzw. Endlos-PDF handelt. Wird die Option *Einzelnes Dokument* gewählt, werden alle Seiten vom PDF als ein Brief (also zum Versand in selbem Kuvert) behandelt. Das PDF steht anschließend direkt in der Brief-Liste zur Verarbeitung bereit und es wird kein Batch erstellt.

Endlos-PDF:

Um einen Batch zu erstellen und einen Serienbrief bzw. Endlos-PDF zu versenden muss die Option *Endlos-PDF* ausgewählt werden.

Wird die Option *Endlos-PDF* gewählt, stehen folgende Trennoptionen zur Auswahl:

Bestimmte Anzahl von Seiten

‍Mit dieser Option wird die PDF-Datei nach der angegebenen Anzahl von Seiten automatisch geteilt. So lässt sich z.B. ein PDF mit 1000 Seiten automatisch nach je 2 Seiten in 500 Dokumenten aufteilen.

Schweizer QR-Rechnung

‍Mit dieser Option wird das PDF automatisch nach jeder Seite mit einer Schweizer QR-Rechnung geteilt. So lassen sich z.B. Endlos-PDFs mit Rechnungen automatisch nach jeder QR-Rechnung in ein neues Dokument teilen.

Benutzerdefiniertem Trennzeichen

‍Mit dieser Option wird das PDF automatisch nach einem frei definierbaren Trennzeichen geteilt. Das Trennzeichen kann z.B. ein Zeichen wie $ aber auch eine Zeichenfolge wie *#* oder sogar auch komplette Textpassagen wie Mit freundlichen Grüssen sein. Sobald Pingen das definierte Trennzeichen bzw. die Zeichenfolge oder Textpassage erkennt, wird mit der darauffolgenden Seite automatisch das nächste Dokument gestartet.

Batch Details festlegen

Sobald eine Trenn-Option gewählt und auf *Batch erstellen* geklickt wurde, erscheint der Dialog zum Erstellen vom Batch:

Um das Batch-Icon zu ändern, klicke auf das Symbol neben dem Batch-Namen. Der Batch Name wird automatisch vom Dateinamen vorausgefüllt und lässt sich bei Bedarf noch anpassen.

Falls du Presets verwendest, kannst du optional ein Preset auswählen, das automatisch auf diesen Batch angewendet werden soll. Erfahre mehr über Presets

Über das Adressfenster wird angegeben, ob sich die Empfängeradresse auf der linken oder rechten Seite der PDFs befindet.

Batch erstellen

Per Klick auf Batch erstellen startet anschließend die Batch-Erstellung: